近日在投递部门视察时发现，投递人员在处理无法投递需退回的邮件时存在责任心不强的倾向，对改退批条所注原因欠缺准确的理解。殊不知，邮件自寄件人交寄后，在邮政内部经过多道工序的处理到达投递局，因故无法投递后其传递过程并未终止，尚需经过几乎相同的工序处理后才能返回寄件人，而邮件上批注的退回原因是给寄件人的最终反馈，也是维护寄件人用邮知情权的具体体现。
　　为便于投递人员在处理无法投递需退回的邮件时，准确批注原因，笔者仅就邮件退回原因进行文字上推敲，细究各种原因的内涵。
　　改退批条（邮 1407）上共有 5个选项。现分别说明如下：
　　1．原址查无此人指已按邮件封面所书写的地址进行了投递，但没有此收件人。这一批注，应只限于住宅用户邮件，且并非邮件所书收件人姓名有误等原因。对单位邮件其内部无此收件人情况，应由单位收发部门另外出具批条注明此原因，不得使用邮政内部单式代用，更不能由投递员代为批注。
　　2．迁移新址不明指收件人（或单位）现已搬迁，且不知道迁移后的确切地址。这一批注，适用于地址正确，即地址（或处所）仍然存在，只是收件人或单位这一主体搬迁的情况。
　　3．原写地址不详指邮件封面书写地址不准确，一般情况是由于寄件人粗心大意漏写明细，或写错收件人地址。如：只写明了街道名称，但漏写了具体门牌号码；写交住宅楼房住户的邮件只写明了住宅楼号，但漏写了单元、楼层、房间号码，或者是所书单元、楼层、房间号码明显有误等。
　　4．欠资，请补贴邮票××分后再寄此项原因一般为上道工序因工作疏忽未发现欠资情况而遗漏至投递局。投递部门对此类函件应转营业窗口改为局内投交。
　　5．空白栏用于批注上述原因中未包括的其他原因，如：原址查无此单位；收件人拒收（且拒签）；收件人死亡，无合法代收人；原址动迁；收件人拒付应付费用；局内投交邮件保管期满，收件人仍未领取的；收件人是已撤销的单位，又无合法的代收单位等。
　　一张小小的改退批条，其中学问甚多，批注如失之毫厘，结果则可谬以千里。因此，批注原因时，必须做到准确无误，批注的字迹要规范、清晰。同时，建议投递人员使用圈注（即“Ｏ”）方式替代传统的划挑（即“√”）方式来选择改退批条上的项目原因，避免批注潦草难以辨认，给寄件人带来理解上的歧义。
－－《中国邮政报》2004年10月1日总第658期