一、文案
文案一般是经过仔细推敲的，其中清楚列明参加其会议的益处是什么，以及预期要达到的效果。文案的标题是以醒目的会议名称为主。这样做效果最佳，写上具有描述性的副标题也会起到很好的效果。文案中必须提供有关该会议的所有重要信息，包括会议的目的、会议承诺或保证。登记表各项一定要写清楚，所列各项有条理，各项问题应易于理解，每张表上要有充足的空格以便能写下完整的信息。文案必须保持清新，简明和生动，能突出想传达的信息。

资料的文字写的长一些比较好，但到底是多写还是少写好，主要取决于文案所描述内容的多少而定。
以下是对准备资料的一些建议：
1、文案要合理使用文字。
2、明白告知与会参者参加会议的意义、会议的目的等。
3、有的内容要用着重表明以示强调。
4、微音器与会者重视，可提供会议筹划的最新信息。
5、如果资料中有图片，要注以文字说明。
6、正文要简明，不要使重要的信息埋没在模凌两可的段落中。
7、正文中要有行为指令，如“将你的登记表传真给我们或打电话告知”

二、资料袋
应将为每个与会者准备好的资料袋在会前分发给他们。资料袋里一般包括以下资料：
1、会议议程。
2、让与会者了解的有关领导（或权威人士）将在会议上作报告的提纲或报告的主要内容。
3、有关图文资料。
4、与会人员在会上讨论或交流发言时需要作记载的表格。

三、会议签到表
在会议开始前，为了检查已经通知过的与会人员到会情况（如“准时到会”、“迟到”、“缺席”、“因故请假”等情况），有必要事先准备好会议签到表。