在会议开始前，为会议参与人员提供文件夹或者文件袋，可以有效的提高会议的有效性，当然这是要建立在你了解应该在会议文件夹中准备些什么东西的基础上。为了能提高会议的有效性，会议前都会为与会者提供文件夹或文件袋，一般会议服务工作人员应为与会者准备的文件夹基本内容如下：

1、一支签字笔。
2、一份会议议程。
3、一份与会者名单以及与他们联系的方法。

4、与正在讨论的任务或项目相关的参考资料，比如有关类似项目的报纸及杂志上的文章、预算报告、费用评估、信件或说明，这些资料可供大家 阅读并讨论。

5、准备足够的纸张以做纪录。如果您选定的主题比较复杂，那就创建一个特殊的笔记格式，在每页纸上留出特定的空间，来记录每个会议议题的 简要描述、讨论的主要观点、所作的决定及会议成果等，如可行，再加上对下一步行动的展望。

6、几张索引卡，可以将不同颜色的索引卡用于不同的目的。它们的用途可以是多样化的；比如，如果您需要对与会者进行即时的调查，您就可以 请他们在索引卡上写上“YES”“NO”或者“也许”并把它们举起来。这些卡片也可以用来就会议上讨论的主题征询观点和看法。待与会者离席后 会议服务人员可以将这些卡片收起来。