一、确定参会人员名单能减少许多误会
在大型单位里，特别是充斥着不安全感和由此带来的钩心斗角的那些地方，很多人都把谁能出席某次会议当成观察局势的风向标。在会议通知上公开写明会议的目的、议程和与会人员的名单，众人就能明白，邀请每个人出席都是出于会议的需要。

二、参会人员的精减能节约会议成本
相信不少人都遇到过这样的情况，在一些惯例会议上，只有一部分人在发挥作用，而大部分人只是象征性的出席会议，所以如果能在开会前就确定好参会人员，就不会造成对这部分参会人员工作时间的浪费。
对于会议或活动的主题以及议程，组织者都应该有一个完整的把握，需要哪些人出席会议也会一清二楚，如此才能有效的做到精减参会人员并减少会议成本。