每个人每天都会收到很多email，认真算算，说不定一天可以收到几百封。这些信当然有些是对方带着明确主旨、主动发出的，但很大一部份还包括各种讯息的转寄，就是所谓的“forward”。我也不例外，每天总是要面对大量电子邮件的轰炸，有几次，短短2小时涌进的email之多，甚至让我没办法专心进行手上正急着要完成的工作。
于是我以个人经验，特别针对同事“forward”过来的邮件分类了一下。发现可以归纳出4种类型，从中也可以看出经手人对于工作和自身角色不同的思考模式。
4种forward，看出你的工作模式
第一种是「制式直觉型」。例如收到外部单位发信「请你问执行长什么什么事」，直接把对方的问题再贴一次，就将信件转寄给我，有时甚至连塬标题都没改，让我自己点进去看到底内容是什么。事实上，这也是数量最多的一种。
第二种是「初步消化型」，也就是针对讯息加上初步的确认和理解。拿前面的例子来说，他会就对方的目的和需求，再多做一些釐清，然后在信件中增加一点开头或结尾：「根据我的了解，这件事是如何如何，所以你认为怎样?」
第叁种，则是「分析建议型」。不但对讯息做好整理分析，并且提供我他的几种建议方案，还有每种方案的利弊得失。让我可以直接从他的提案中做出选择。
第四种最不容易，却也是我最欣赏的，叫「创意加值型」。不但有现行做法的罗列评估，他还加上自己的创意选项：「虽然过去没有这样做过，但这次尝试这么处理，可以有意想不到的效果。」扩大我考虑的面向。
不同的类型，其实会决定我的回应方式和时间。不难想像，对第四种我会最快处理，而且不管他的提案可不可行，我都非常乐意在回信中表现出肯定和鼓励，希望下次他可以再多想一点，不断延伸自己思考的能力。
接下来依序往前推。如果是第一种，既然看不出对经手人在轻重缓急上的顺序，那我就不见得一定会回应，除非他来找我，当面做进一步的说明或讨论。
换句话说，做为第二、叁、四种类型的部属，确实得多下点功夫、多投入一点时间。但是事前的準备愈多，主管反馈的速度也会愈快，其实若是真的希望赶快完成工作，在这个阶段多做一点，并不是白工，反而可以发挥事半功倍的效果。
再者，要是懂得善用工具，或是发展出属于自己的工作撇步，还能再简化流程，做得更轻鬆。像碰到需要我决策的事项，我的祕书发信给我时，裡面会用她自己设计的勾选表格列出各种方案，除了一目了然，我也只要选好打勾就可以了。只要目的类似的业务，都用同样格式进行，不但提高自己的效率，又减低别人的负担，不是一举两得，皆大欢喜吗?
可能有人会问，每天的信件这么多，怎么可能每封都替主管做过整理再转给他?但我想强调的是，为什么说下意识地把信件「转出去」，少了自己的存在价值?因为这当中没有加入任何个人判断和思考。当下有另一个处理的方向，或许是「煺回去」?如果这封信语焉不详，可能需要再问清楚，然后才决定是否需要转给主管。相信很多主管都对这个状况不陌生：接到部属转来的信件，需要多了解细节，找他来问却一问叁不知，又得回头去联繫塬发信人。这不是徒然绕一大圈，浪费时间也浪费精力?
小动作，却能凸显价值
每一封信不同的处理模式，会帮我决定接下来的工作负担，影响我对经手同事的信任感和倚赖度，当然，一次次下来，也连带左右我对他的工作评价与愿意赋予的机会。
或许又有人要问：主管是工作上的压力源，避之都唯恐不及了，为什么要帮他设想这么多，会不会不做不错，多做却多错?
这就取决于你对自己的定义了。你是把自己看成组织中可有可无的一员而已，还是主管依赖的伙伴?甚至，主管也是一种「内部顾客」，跟他在工作上的每项互动，都是提供专业「服务」，也在传递你能创造的价值。
每个老闆都是孤单的，实际上，能力也都是不足的。身边若有很好的人才，为什么不要?多数老闆旁边的位子都是空到不行，又为什么不去争取?
只要创造出被需要跟不可被取代的价值，相信老闆们会非常开心部属愿意靠近他，成为他的大将和战友。
只要“click”一下，email就转发出去了，这个小动作一天少说要重复几十次。但是下一次当你要按下这个键时，不妨花几秒鐘想一想，4种类型中，你是哪一种?
于是我以个人经验，特别针对同事“forward”过来的邮件分类了一下。发现可以归纳出4种类型，从中也可以看出经手人对于工作和自身角色不同的思考模式。
4种forward，看出你的工作模式
第一种是「制式直觉型」。例如收到外部单位发信「请你问执行长什么什么事」，直接把对方的问题再贴一次，就将信件转寄给我，有时甚至连塬标题都没改，让我自己点进去看到底内容是什么。事实上，这也是数量最多的一种。
第二种是「初步消化型」，也就是针对讯息加上初步的确认和理解。拿前面的例子来说，他会就对方的目的和需求，再多做一些釐清，然后在信件中增加一点开头或结尾：「根据我的了解，这件事是如何如何，所以你认为怎样?」
第叁种，则是「分析建议型」。不但对讯息做好整理分析，并且提供我他的几种建议方案，还有每种方案的利弊得失。让我可以直接从他的提案中做出选择。
第四种最不容易，却也是我最欣赏的，叫「创意加值型」。不但有现行做法的罗列评估，他还加上自己的创意选项：「虽然过去没有这样做过，但这次尝试这么处理，可以有意想不到的效果。」扩大我考虑的面向。
不同的类型，其实会决定我的回应方式和时间。不难想像，对第四种我会最快处理，而且不管他的提案可不可行，我都非常乐意在回信中表现出肯定和鼓励，希望下次他可以再多想一点，不断延伸自己思考的能力。
接下来依序往前推。如果是第一种，既然看不出对经手人在轻重缓急上的顺序，那我就不见得一定会回应，除非他来找我，当面做进一步的说明或讨论。
换句话说，做为第二、叁、四种类型的部属，确实得多下点功夫、多投入一点时间。但是事前的準备愈多，主管反馈的速度也会愈快，其实若是真的希望赶快完成工作，在这个阶段多做一点，并不是白工，反而可以发挥事半功倍的效果。
再者，要是懂得善用工具，或是发展出属于自己的工作撇步，还能再简化流程，做得更轻鬆。像碰到需要我决策的事项，我的祕书发信给我时，裡面会用她自己设计的勾选表格列出各种方案，除了一目了然，我也只要选好打勾就可以了。只要目的类似的业务，都用同样格式进行，不但提高自己的效率，又减低别人的负担，不是一举两得，皆大欢喜吗?
可能有人会问，每天的信件这么多，怎么可能每封都替主管做过整理再转给他?但我想强调的是，为什么说下意识地把信件「转出去」，少了自己的存在价值?因为这当中没有加入任何个人判断和思考。当下有另一个处理的方向，或许是「煺回去」?如果这封信语焉不详，可能需要再问清楚，然后才决定是否需要转给主管。相信很多主管都对这个状况不陌生：接到部属转来的信件，需要多了解细节，找他来问却一问叁不知，又得回头去联繫塬发信人。这不是徒然绕一大圈，浪费时间也浪费精力?
小动作，却能凸显价值
每一封信不同的处理模式，会帮我决定接下来的工作负担，影响我对经手同事的信任感和倚赖度，当然，一次次下来，也连带左右我对他的工作评价与愿意赋予的机会。
或许又有人要问：主管是工作上的压力源，避之都唯恐不及了，为什么要帮他设想这么多，会不会不做不错，多做却多错?
这就取决于你对自己的定义了。你是把自己看成组织中可有可无的一员而已，还是主管依赖的伙伴?甚至，主管也是一种「内部顾客」，跟他在工作上的每项互动，都是提供专业「服务」，也在传递你能创造的价值。
每个老闆都是孤单的，实际上，能力也都是不足的。身边若有很好的人才，为什么不要?多数老闆旁边的位子都是空到不行，又为什么不去争取?
只要创造出被需要跟不可被取代的价值，相信老闆们会非常开心部属愿意靠近他，成为他的大将和战友。
只要“click”一下，email就转发出去了，这个小动作一天少说要重复几十次。但是下一次当你要按下这个键时，不妨花几秒鐘想一想，4种类型中，你是哪一种?
