对文件的管理通常使用资源管理器,它利用”树形目录结构”及”按文件名访问”的管理技术。树形目录所显示的文件夹的相对位置，是由使用者手工建立的。信息资源以相互独立的文件的形式由使用者按自己的分类方式手工存放在不同的文件夹中，而不同的使用者对分类方式的理解有可能不同。而且当不同的文件具有部分相同的数据时，也必须建立各自的文件，而不能共享相同的数据。由于相同数据的重复储存、各自管理，不仅浪费了储存空间，还容易数据的不一致性。另外，当需要管理的文件数量非常多时，管理工作会变的比较繁杂，访问速度也会降低。
面对大量数据，数据库管理技术能够很好地实现对其储存、管理的高效，而且，可以被多个用户，多个应用共享使用。避免数据重复问题，节约空间。