视频会议室不仅仅是布置会场、装扮环境、增加气氛那么简单，视频会议室应远离吵杂或人员进出频繁的地区及容易制造噪音的地方，同时避免靠近较特殊的管制地区或高层主管的办公室，以免与会者进出不便或受拘束。
会议室布置
会议室最好不要有太多窗户，避免室外光线和吵杂声干扰会议室的视听效果，窗户尽量小，最好加装双层玻璃。会议室出入口尽量远离摄影机摆设位置，否则开会时，人员进出将会因运动图像太多而影响画面效果。
房间内的装饰应尽量简朴，背景墙应采用均匀单一的浅色调，如浅灰、浅蓝等。而房间的其它三面墙壁、桌子、地板等均匀因与背景墙颜色相匹配。另外避免在会议室内陈设镜子、悬挂艺术品、放置植物花卉等。以避免产生“夺光”“反光”效应。

室内装饰
1、颜色
尽量采用中性且不易反光的颜色，可以选用蓝色系，根据实验证明，浅蓝色使会议室会让参会者感到朝气蓬勃的氛围，太深的颜色感觉较无生气。
2、背景
尽量采用单一颜色且不易反光的材料，不建议用复杂图案、壁画、容易反光的装饰物或镜子等。同时要注意避免太暗的背景和纹路复杂的木质墙面。
3、物品摆设
参会者身后不要太多不必要的物品，墙面上亦不要挂容易反光的装饰物或镜子，避免干扰摄影机的取景动作，造成视讯系统不必要的负担。
4、视频显示
首先需要确定屏幕尺寸，这主要是基于房间面积。大尺寸Led显示屏可以有效地传达信息并增强小型会议室的氛围。另外，LED视频墙也可以填满一个大型会议空间，从任何座位的角度都能提供无缝、高品质的图像。
会议室布置注意事项
视频会议与普通会议不一样，因为使用摄影装置，会场的灯光、色彩背景等对视频图像的质量影响非常大。
1、色彩与光线
避免阳光直射到物体、背景及镜头上，这会导致刺眼的强对比情况；
光线弱时建议采用辅助灯光，但如上所述，避免直射。
使用辅助灯光，建议使用日光型灯光。
避免从顶部或窗外来的顶光、侧光直接照射，这种照射会直接导致阴影。
2、背景
背景可进行单独设置（如单位名称等），禁止使用强烈对比混乱色彩。
在会议进行中，避免背景持续抖动、移动物体或人在背景前走动。
被摄物体背后避免有强光源（如窗户），否则镜头将对背后光源曝光。
3、布局要求
（1）为了防止颜色对人物摄像产生的“夺光”及“反光”效应，背景墙最好采用均匀的浅颜色，以方便摄像机镜头光圈设置。
（2）每面墙都不适宜用复杂的图案或挂复杂的画幅，以免摄像机移动或变焦时图像产生模糊现象，最好将窗户密封或者安装茶色玻璃，也可以挂厚布窗帘防止阳光直射设备。
（3）摄像机镜头不应该对准门口，如果把门口作为背景，人员进出将使摄像镜头对摄像目标背后光源曝光。
（4）会议桌：会议桌布置采用排式较好。同时，为减少面部阴影，会议桌建议采用浅色桌面或桌布。
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