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在IT系统中,为什么要保存信息资产

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在华为的内部定义中,线下的原始文件以原始附件形式上传到IT系统中,被称为档案,档案才是信息资产。
比如,客户跟华为签署的合同文件,通过扫描、照片等方式,以附件的方式上传到IT系统中,那么这个合同文件的照片叫档案,它才是信息资产。
为什么经过合同经理,根据合同内容录入到IT系统的合同信息,并不是被称为档案呢?
这边需要先读取这个故事(具体内容百度)
“从哈雷彗星到哈雷将军”--信息传递过程中“失真”的代价


IP属地:广东1楼2019-01-22 11:20回复
    企业内部的信息传递
      在企业内部,一是自上而下的信息失真。这种现象在企业里可能经常遇到。这主要是因为,一个人接收一则信息并把它转发出去,往往不是原样转发,而是加进了自己的理解和态度。尤其当这个人接收到自己非常不熟悉的信息并转发出去时,错漏可能更大。另外,如果接收者与信息内容在利益上不一致或是有冲突,信息的接收者则有可能在允许和可能的条件下,按照自己的利益取向修改或截取信息。如果这样的做法一级一级地传下去,信息失真会被逐级放大,即使最高层做出的决策完全正确,到下边就有可能面目全非了。
      第二种情况是信息自下向上传递。就是说,有时下级从本人或从本单位的利益出发,在信息收集、信息传递等环节上,对真实信息进行取舍或加工,并以此来影响高层管理者的决策。还有一个就是信息自下而上传递过程中,信息是逐级浓缩、汇总。一般来说,基层信息到达企业最高决策层时,原来大量的信息就变成了几张报表,有时甚至是几个数字。在这个过程中,会有大量的有用信息被丢失,一些本来能够反映深层矛盾的信息被掩盖起来了。
    第三种情况是企业里横向或相关单位之间的信息传递。由于不像自上而下或自下而上的信息传递有行政力量的制约,其信息失真一般表现为提供虚假信息甚至是信息封锁


    IP属地:广东2楼2019-01-22 11:20
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      企业外部的信息传递
        关于来自企业外部的信息失真可能情况就更为复杂,这是因为企业外部时空非常的大。而外部信息失真对企业所造成的损失,有时住住是难以想象的。当年的高露洁事件就是一个例子。事情起源于国内媒体报道了一篇关于“高露洁牙膏可能含致癌成分”的报道。其大意是,根据美国最新研究显示,数十种牙膏、洗手液等抗菌清洁品,当中包括高露洁等品牌的产品,含有化学物质三氯生,这种物质与经氯消毒的自来水接触后会产生三氯甲烷(俗名氯仿或哥罗芳),而三氯甲烷是一种可能致癌的物质。 随着这则消息在中国From EMKT.com.cn的扩散,高露洁在中国消费者中的品牌信任度迅速来了一个180度的大转弯。据新浪网的网上调查表明,88%以上的消费者原来信任高露洁品牌,而现在会继续使用该品牌牙膏的消费者不到10%。随后又有媒体称,不仅高露洁牙膏含有三氯生,像佳洁士的多合一和茶爽牙膏,以及国内市场上多种疗效牙膏及漱口水中均含有三氯生。最后媒体通过调查采访发现,但事实上并没有一个监管机构真正发出这种警告。主持相关研究的弗吉尼亚理工大学土木与环境工程系助理教授PeterVikesland根本就不认同“牙膏致癌警告”的说法。PeterVikesland说“我们绝大部分研究工作采用的是纯化合物,仅仅对实际抗菌产品进行了有限的试验,尚未涉及到任何种类的牙膏产品。考虑到三氯甲烷的生成受到温度、三氯生浓度、水中氯的浓度、水的酸度等多种因素的强烈影响,认为使用含三氯生的牙膏会出现问题,是非常草率的。目前并没有理由发出警告,但应该开展进一步的研究工作。”所谓“高露洁致癌事件”,其实是由于媒体信息传递失真而制造的一起“公共卫生危机”。


      IP属地:广东3楼2019-01-22 11:31
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        一般企业的流程定义:
        1、合同经理人工分析合同条款》2、录入合同条款进入IT系统》3、上传附件备档
        而按华为的流程定义:
        1、扫描合同原件》2、上传到IT系统》3、OCR自动识别内容》4、人工校对》5、从合同库寻找相似案例合同》6、通过比对合同条款差异、寻找陷阱》合同经理人工分析合同条款。
        一般企业的做法存在什么问题?问题在于上面的哈雷故事!
        进入到IT系统中的合同信息,是经过合同经理主观分析的,也可能主观篡改,具体看上面的企业信息传递过程中“失真”的代价那段内容。
        华为的流程要求避免信息传输出现问题,所以定义了上述的流程,中心思想是
        1、避免代入主观信息,录入原始、客观的信息
        2、客观信息在分析阶段,人工的主观分析和计算机客观分析,互相结合,互相弥补
        3、每一个环节,都可以重复进行,都可被追溯
        4、每一个环节,都可以通过计算机技术进行处理,即使当前处理不了,未来AI技术有新的发展,可以引入新的AI技术,对原始档案进行重新处理。


        IP属地:广东4楼2019-01-22 11:37
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