1. 强化证据意识。项目管理人员须有强烈证据意识，在项目计划、执行、交接、验收等过程中，一切发生的事实都尽可能的有书面资料能予以佐证，切忌想当然。
2. 贯穿项目管理全过程。
3. 全面、客观。收集资料必须尊重客观事实，按照资料的本来面目进行收集；收集资料要全面，包括对自己不利的资料，这些资料在发生纠纷时，一是可以预估风险，二是可以分析整理预案。
4. 深入、细致。特别是项目本身具有特殊性的材料。
5. 主动、及时。自觉主动地收集资料而不是被动接收，另外由于外部环境或外部条件的变化，如果不及时予以收集，有些资料就有可能灭失。
6. 文件、视听材料、照片、笔录等。
项目管理主要内容有质量控制、进度控制、成本（投资）控制、安全管理、合同管理、信息管理、组织与协调等，如果与管理内容相关的资料都能主动及时完整收集的话，当一旦需要时可以及时从中梳理出有用的东西形成有力证据而不会苦于“巧妇难为无米之炊”，既能保障效果也会节约大量时间和费用。