应工作要求，每次小明在工作群里发送已经编辑好的PDF文件，过不了多久便被工作群里的其他同事告知文件已被清理或已过期，小明只能重新发送文件。为了解决这个问题，小明使用了MaiPDF工具将PDF文件生成便捷的链接，这样一来，文件过期的次数慢慢减少，只要原文件没有被作者删除，这个链接便一直有效，小明和他的同事们都认为这个工具对办公的帮助很大。