1、归档编页要求：以编制为原则，以不编为例外。
2、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸制和电子文件材料。
3、整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸制归档文件还包括修理、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换，原数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
4、卷（件）：归档文件的整理单位。
5、档号：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
6、归档文件整理原则：归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。归档文件整理应区分不同价值（期限），便于保管和利用。归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。归档文件整理应保证纸制文件和电子文件整理协调统一。
7、归档文件整理流程：整理的一般流程包括组件、分类、排列、编号和编目。纸制文件整理流程包括组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架。
8、组件：组件即件的组织，包括件的构成和件内文件排序，即一是件由哪几部分构成的，二是这些构成部分的排序原则，也就是件内文件如何排序。归档文件一般以每份文件为一件。件是归档文件整理的最小单位。“为一件”是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条记录。简报、周报等材料一期为一件；请未批复为一件；报告与批示为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。
（1）文件正本与不同稿本：一般来说，文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律规范）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。
（2）原件与复制件：对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件，计算机重新打印件以及手工卷写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件（编1个档号）。不耐久字迹包括：圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水。
（3）文件正文与附件：附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字等，正文与附件为一件（一般情况），如果附件量太多或者太厚不晚装订，也可各为一件（特殊情况）。
（4）转发文与被转发文：转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。注意同来文与复文、请示与批复、报告与批示、函与复函相区别。来文与复文（请示与批复、报告与批未，函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
（5）正本与翻译本：归档文件除正本外，还有其他不同语音的翻译本（含少数民族文字文本）需要留存的，一般来说，文件的正本与翻译本为一件，但翻译本过厚不易装订的，也可单独作为一件；多种不同语言的翻译本也可为一件（特殊情况）。
（6）关于报表、图册、名册：报表、各册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。但报表、名册、图册等作为文件附件时，一般与文件一起作为一件。
（7）文件与文件处理单或发文稿纸：文件在运转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单，发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条这些表单是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。注意：收文处理单在前，发文处理单在后。
（8）会议纪要、会议记录：会议纪要一次为一件；使用专用记事本记录的，一本会议记录应作为一件保存，但不同年度、不同会议类型的会议记录不应作为一件。使用会议记录纸记录的，可以一次会议记录作为一件，也可根据材料百度自定件数，如一年或半年的作为一件。
（9）介绍信及存根、新闻报道材料：介绍信及存要可依材料多少按时间顺序自定件数，如一年或半年的作为一件。组织人事部门或有些比较大的系统等形成大量的介绍信或存根，可按原装订方式，一册作为一件，但跨年度的是否一定分别组件。新闻报道材料的组件也依此办理。
9、件内文件排序：结论性文件在前。正本在前，定稿在后；正文件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。文件处理单在前，正文在后；发文稿纸在前，定稿在后。
10、全宗内归档文件分类：（1）分类是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。（2）立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。（3）分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。
（1）按年度分类：将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
（2）按机构（问题）分类：将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。
（3）按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类。分为永久、定期30年、定期10年三类。
（4）复试分类法：归档文件一般采用年度→机构（问题）→保管期限、年度→保管期限→机构（问题）等方法进行三级分类。规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度——保管期限等方法进行两级分类。
11、归档文件归类：
（1）一份文件有多个时间特征：包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期为准，判定文件所属年度。例如2016年形成的《2017年工作计划》，应归入2016年度；2016年形成的《2015年工作总结》，应归入2016年；2016年制定，2017年生效的法律法规，应归入2016年。
（2）跨年度形成的文件：跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。跨年度的表彰决定、考评结果、审计结论等文件，归入文件制发（签发）年度。跨年度的规划，归入规划（文件）制发（签发）年度。跨年度的总结，归入总结形成的年度。
2、归档文件：立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸制和电子文件材料。
3、整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等（纸制归档文件还包括修理、装订、编页、装盒、排架；电子文件还包括格式转换，原数据收集、归档数据包组织、存储等），使之有序化的过程。
4、卷（件）：归档文件的整理单位。
5、档号：在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。
6、归档文件整理原则：归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。归档文件整理应区分不同价值（期限），便于保管和利用。归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于计算机管理或计算机辅助管理。归档文件整理应保证纸制文件和电子文件整理协调统一。
7、归档文件整理流程：整理的一般流程包括组件、分类、排列、编号和编目。纸制文件整理流程包括组件、修整、装订、分类、排列、编号、编页、编目、装盒、排架。
8、组件：组件即件的组织，包括件的构成和件内文件排序，即一是件由哪几部分构成的，二是这些构成部分的排序原则，也就是件内文件如何排序。归档文件一般以每份文件为一件。件是归档文件整理的最小单位。“为一件”是指实体装订在一起，编目时也只体现为一条记录。简报、周报等材料一期为一件；请未批复为一件；报告与批示为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件。
（1）文件正本与不同稿本：一般来说，文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；重要文件（如法律规范）须保留历次修改稿，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。
（2）原件与复制件：对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件，计算机重新打印件以及手工卷写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件（编1个档号）。不耐久字迹包括：圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水。
（3）文件正文与附件：附件是指属于正文之后的其它文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字等，正文与附件为一件（一般情况），如果附件量太多或者太厚不晚装订，也可各为一件（特殊情况）。
（4）转发文与被转发文：转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件。注意同来文与复文、请示与批复、报告与批示、函与复函相区别。来文与复文（请示与批复、报告与批未，函与复函等）一般独立成件，也可为一件。
（5）正本与翻译本：归档文件除正本外，还有其他不同语音的翻译本（含少数民族文字文本）需要留存的，一般来说，文件的正本与翻译本为一件，但翻译本过厚不易装订的，也可单独作为一件；多种不同语言的翻译本也可为一件（特殊情况）。
（6）关于报表、图册、名册：报表、各册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件。但报表、名册、图册等作为文件附件时，一般与文件一起作为一件。
（7）文件与文件处理单或发文稿纸：文件在运转过程中，一般都有文件处理单或者拟办单，发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条这些表单是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件。注意：收文处理单在前，发文处理单在后。
（8）会议纪要、会议记录：会议纪要一次为一件；使用专用记事本记录的，一本会议记录应作为一件保存，但不同年度、不同会议类型的会议记录不应作为一件。使用会议记录纸记录的，可以一次会议记录作为一件，也可根据材料百度自定件数，如一年或半年的作为一件。
（9）介绍信及存根、新闻报道材料：介绍信及存要可依材料多少按时间顺序自定件数，如一年或半年的作为一件。组织人事部门或有些比较大的系统等形成大量的介绍信或存根，可按原装订方式，一册作为一件，但跨年度的是否一定分别组件。新闻报道材料的组件也依此办理。
9、件内文件排序：结论性文件在前。正本在前，定稿在后；正文件在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。文件处理单在前，正文在后；发文稿纸在前，定稿在后。
10、全宗内归档文件分类：（1）分类是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。（2）立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。（3）分类包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等具体内容。
（1）按年度分类：将文件按其形成年度分类。跨年度一般应以文件签发日期为准。对于计划、总结、预算、统计报表、表彰先进以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按文件签发日期判定所属年度。跨年度形成的会议文件归入闭幕年。跨年度办理的文件归入办结年。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。
（2）按机构（问题）分类：将文件按其形成或承办机构（问题）分类。机构分类法与问题分类法应选择其一适用，不能同时采用。采用机构分类的，应根据文件形成或承办机构对归档文件进行分类，涉及多部门形成的归档文件，归入文件主办部门。采用问题分类的，应按照文件内容所反映的问题对归档文件进行分类。
（3）按保管期限分类：将文件按划定的保管期限分类。分为永久、定期30年、定期10年三类。
（4）复试分类法：归档文件一般采用年度→机构（问题）→保管期限、年度→保管期限→机构（问题）等方法进行三级分类。规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可以采取年度——保管期限等方法进行两级分类。
11、归档文件归类：
（1）一份文件有多个时间特征：包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说应以文件签发日期为准，判定文件所属年度。例如2016年形成的《2017年工作计划》，应归入2016年度；2016年形成的《2015年工作总结》，应归入2016年；2016年制定，2017年生效的法律法规，应归入2016年。
（2）跨年度形成的文件：跨年度的请示与批复，一并归入批复年度；没有批复的，归入请示年度。跨年度转发上级机关或批转本机关（包括批转下级机关）的文件，一并归入批转、转发年度。跨年度的表彰决定、考评结果、审计结论等文件，归入文件制发（签发）年度。跨年度的规划，归入规划（文件）制发（签发）年度。跨年度的总结，归入总结形成的年度。
