一、两个架构：组织架构和产品架构
1、从企业组织架构入手，是为了顺藤摸瓜，深入了解每一条架构线背后的工作内容和工作程序，以及对应产生的文件，进而对文件的性质和重要程度进行判断，用以对文件进行全面收集、划定归档范围、保管期限和密级等。这在[我的小小档案经]系列篇里面有体现，有兴趣的同伴可以参考。
那么如何开展这项工作呢？一是自上而下发通知的形式，由各部门自行统计部门文件，列明细汇总至统计部门（档案管理部门）；二是由档案管理人员对各部门进行走访，现场了解和统计部门文件。最后由档案管理员对部门文件明细进行汇总整理以备下一步使用。
在部门档案摸底统计的同时，也可以顺便把档案管理人员组织架构搭建起来，也就是每个部门设专/兼职档案管理员，以便于后期工作的开展和落实。
企业组织架构是企业层面的管理结构，为我们档案管理工作提供了切入点。
2、产品架构
这个表也可以叫做企业产品/项目分布表、信息一览表，或者产品/项目代号表，其主要内容：公司名称、公司代码、项目名称、产品/项目代号、启动日期、竣工/交付日期、项目状态，等。可以用图表、架构图等方式表示。主要用于明确开发产品的公司和产品/项目名称，以确定公司代码和项目代号。
同时，这个表格也一目了然的给我们展示了一个企业包含有多少个公司，每个公司开发有多少个项目，企业从创建以来，总共开发有多少个项目，可以说是把企业的所有公司信息、产品/项目信息串联起来了。
有了这个表或者产品/项目架构，整个公司的产品/项目就可以尽收囊中，装进自己口袋里甚至脑袋里，方便随时了解和使用。对于我们档案人来说，更重要的是，这里面有我们档案管理所需要的、明确的公司代码和项目代号。
企业产品/项目架构是需要我们档案人动手整理和建立的，为我们的后续工作开辟通道。当然，企业若已有这个产品/项目架构，我们可以直接利用，加入我们需要的信息，变成我们档案管理的一个工具。
二、档案分类
目前手工和电子多元化并存的背景下，档案分类会让档案整理更有条理和规律，档案检索更便捷、有序，档案利用更直观、易存取。且不同类别的档案会有不同的保管期限，同一类别档案的保管期限原则上相同或相近，对于档案的日常保管和将来的销毁也有重要意义。
那么如何实现档案类别的合理划分呢？
我们来看档案分类的概念：档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。
从这个基本概念中我们可以提取出档案分类原则的几个关键词：1、标准，2、特征，3、层次，4、体系。这个原则给我们档案分类工作指明了方向，也就是要依据标准、体现特征、明确层次、形成体系。
下面从我相对比较熟悉的房地产企业（建设单位）档案分类给大家演示一下实际工作中我是如何进行这项工作的。
首先是《档案分类编号图》。这个图片向我们列举了地产企业档案的五个基本大类：行政、人事、财务、工程、营销五类档案，每一个大类下面，又有各自的下一级类目，比如项目工程类，下级类目：项目前期文件、项目合同、施工管理、监理管理、项目图纸、竣工验收、成本核算，等。这七个类目基本上可以囊括一个项目所有工程档案，其无法包含的内容，可增设“其它”项，以延展备用。
而每一个下级类目都包含哪些具体内容呢？我们再来参看下一个表格《归档文件类别指引》（以下简称《指引》）。
《指引》是《档案分类编号图》的展开版，是对这个“分类编号图”的详细阐述，明确罗列每一个类别都包含了哪些具体内容，以及保管期限和密级。比如行政管理类文件，可以分为外部文件和内部文件，其中外部文件主要包含：政府部门文件、合作单位往来文件，等；内部文件主要包含：红头文件、董事会文件、股东文件、内部通知，等。
除了类别、内容、保管期限和密级，还可以根据需要继续扩展，比如归档期限、归档要求等信息。
这一图一表结合使用，就像一座房子，分类图是外观，在外面可以看到分类的基本框架，走进“指引”可以看到房子内部结构和装饰，也就是分类的具体内容。
关于档案分类，有以下注意事项：
1、企业组织架构不作为档案分类的依据（只作为切入点和参考）；
2、分类既要结合工作实际，还要参照标准规定；
3、分类尽量简明、不宜过杂，否则就失去了分类的意义；
4、分类涵盖面尽量要广，要全面，包含企业所有文件资料；
5、分类要有延展性，要考虑随着业务发展，暂未出现，但将来会产生的文件（比如每个分类中的“其它”项）。
三、档案编号
档案编号，或者说档号编制，有国家标准、行业标准，还有地方标准。比如国标档号：全宗号+目录号+案卷号+件号，行标档号：各级类目号+顺序号。
其实，还有企业标准，这也是我下面要和大家分享的，“三段式”档号法。
关于这个档号编制方法，还有一段小插曲。我曾经到一家公司做档案管理工作，领导说，我不看你的国标还是行标，也不管你字母KJ·J（基建）、KJ·S（设备）代表什么，我就要最简洁能代表这份档案的编号即可。于是就从以下三个方面琢磨档案编号规则：
1、体现档案年度、分类、序列等信息；
2、确保档号的唯一性，同一类别的档案不出现重复编号现象；
3、档号简洁、明确、易识别。
就像给人取名字，既要有特色，又要合规矩（比如家族或企业有规定的），还要确保它的唯一性。
以项目工程档案编号为例，档号由：项目代号-分类号-序列号三部分组成，其中项目代号是项目的固定编号，自项目确立至项目结束该代号保持不变（也就是不随年度而变化），以保证整个项目档案的独立性、完整性和连贯性；分类号，表明文件类别，其三级分类号用下标方式标识；序列号，是文件的流水号。比如18AG3-QQ1-12,表示项目代号为18AG3项目立项档案中的第12号文件。
1、从企业组织架构入手，是为了顺藤摸瓜，深入了解每一条架构线背后的工作内容和工作程序，以及对应产生的文件，进而对文件的性质和重要程度进行判断，用以对文件进行全面收集、划定归档范围、保管期限和密级等。这在[我的小小档案经]系列篇里面有体现，有兴趣的同伴可以参考。
那么如何开展这项工作呢？一是自上而下发通知的形式，由各部门自行统计部门文件，列明细汇总至统计部门（档案管理部门）；二是由档案管理人员对各部门进行走访，现场了解和统计部门文件。最后由档案管理员对部门文件明细进行汇总整理以备下一步使用。
在部门档案摸底统计的同时，也可以顺便把档案管理人员组织架构搭建起来，也就是每个部门设专/兼职档案管理员，以便于后期工作的开展和落实。
企业组织架构是企业层面的管理结构，为我们档案管理工作提供了切入点。
2、产品架构
这个表也可以叫做企业产品/项目分布表、信息一览表，或者产品/项目代号表，其主要内容：公司名称、公司代码、项目名称、产品/项目代号、启动日期、竣工/交付日期、项目状态，等。可以用图表、架构图等方式表示。主要用于明确开发产品的公司和产品/项目名称，以确定公司代码和项目代号。
同时，这个表格也一目了然的给我们展示了一个企业包含有多少个公司，每个公司开发有多少个项目，企业从创建以来，总共开发有多少个项目，可以说是把企业的所有公司信息、产品/项目信息串联起来了。
有了这个表或者产品/项目架构，整个公司的产品/项目就可以尽收囊中，装进自己口袋里甚至脑袋里，方便随时了解和使用。对于我们档案人来说，更重要的是，这里面有我们档案管理所需要的、明确的公司代码和项目代号。
企业产品/项目架构是需要我们档案人动手整理和建立的，为我们的后续工作开辟通道。当然，企业若已有这个产品/项目架构，我们可以直接利用，加入我们需要的信息，变成我们档案管理的一个工具。
二、档案分类
目前手工和电子多元化并存的背景下，档案分类会让档案整理更有条理和规律，档案检索更便捷、有序，档案利用更直观、易存取。且不同类别的档案会有不同的保管期限，同一类别档案的保管期限原则上相同或相近，对于档案的日常保管和将来的销毁也有重要意义。
那么如何实现档案类别的合理划分呢？
我们来看档案分类的概念：档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。
从这个基本概念中我们可以提取出档案分类原则的几个关键词：1、标准，2、特征，3、层次，4、体系。这个原则给我们档案分类工作指明了方向，也就是要依据标准、体现特征、明确层次、形成体系。
下面从我相对比较熟悉的房地产企业（建设单位）档案分类给大家演示一下实际工作中我是如何进行这项工作的。
首先是《档案分类编号图》。这个图片向我们列举了地产企业档案的五个基本大类：行政、人事、财务、工程、营销五类档案，每一个大类下面，又有各自的下一级类目，比如项目工程类，下级类目：项目前期文件、项目合同、施工管理、监理管理、项目图纸、竣工验收、成本核算，等。这七个类目基本上可以囊括一个项目所有工程档案，其无法包含的内容，可增设“其它”项，以延展备用。
而每一个下级类目都包含哪些具体内容呢？我们再来参看下一个表格《归档文件类别指引》（以下简称《指引》）。
《指引》是《档案分类编号图》的展开版，是对这个“分类编号图”的详细阐述，明确罗列每一个类别都包含了哪些具体内容，以及保管期限和密级。比如行政管理类文件，可以分为外部文件和内部文件，其中外部文件主要包含：政府部门文件、合作单位往来文件，等；内部文件主要包含：红头文件、董事会文件、股东文件、内部通知，等。
除了类别、内容、保管期限和密级，还可以根据需要继续扩展，比如归档期限、归档要求等信息。
这一图一表结合使用，就像一座房子，分类图是外观，在外面可以看到分类的基本框架，走进“指引”可以看到房子内部结构和装饰，也就是分类的具体内容。
关于档案分类，有以下注意事项：
1、企业组织架构不作为档案分类的依据（只作为切入点和参考）；
2、分类既要结合工作实际，还要参照标准规定；
3、分类尽量简明、不宜过杂，否则就失去了分类的意义；
4、分类涵盖面尽量要广，要全面，包含企业所有文件资料；
5、分类要有延展性，要考虑随着业务发展，暂未出现，但将来会产生的文件（比如每个分类中的“其它”项）。
三、档案编号
档案编号，或者说档号编制，有国家标准、行业标准，还有地方标准。比如国标档号：全宗号+目录号+案卷号+件号，行标档号：各级类目号+顺序号。
其实，还有企业标准，这也是我下面要和大家分享的，“三段式”档号法。
关于这个档号编制方法，还有一段小插曲。我曾经到一家公司做档案管理工作，领导说，我不看你的国标还是行标，也不管你字母KJ·J（基建）、KJ·S（设备）代表什么，我就要最简洁能代表这份档案的编号即可。于是就从以下三个方面琢磨档案编号规则：
1、体现档案年度、分类、序列等信息；
2、确保档号的唯一性，同一类别的档案不出现重复编号现象；
3、档号简洁、明确、易识别。
就像给人取名字，既要有特色，又要合规矩（比如家族或企业有规定的），还要确保它的唯一性。
以项目工程档案编号为例，档号由：项目代号-分类号-序列号三部分组成，其中项目代号是项目的固定编号，自项目确立至项目结束该代号保持不变（也就是不随年度而变化），以保证整个项目档案的独立性、完整性和连贯性；分类号，表明文件类别，其三级分类号用下标方式标识；序列号，是文件的流水号。比如18AG3-QQ1-12,表示项目代号为18AG3项目立项档案中的第12号文件。
