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档案整理基础知识

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一、档案归档整理流程图
收集→归档判断→确定期限→分类→编制页码→装订→排序→盖档号章→电脑著录→装盒排架
1、收集:尽量保证收到到的资料齐全、完整。
2、归档判断:是否属于归档范围(尽量宽泛),有技术含量的部分
3、确定期限:尽量准确客观(尽量长一些),管钱、管人、管事的为永久
4、分类:按年度、机构、保管期限,保证其相对稳定,最适合自身的实际情况做分类方案
5、编制页码:保证不空号,不断号
6、装订:三点一线、不锈钢钉
7、排序:按保管期限或者分类来排序
8、盖档号章:盖文件右上角空白处,用签字笔书写,写字应工整、规范
9、电脑著录:录入内容尽量详细
10、装盒排架:按档号顺序来装盒上架,不同保管期限、类别、机构不能放同一盒。
11、打印目录:打印封面、目录(两份)、备考表。另一份目录做为检索工具备用。
12、编制检索工具:有利于查找利用。
二、文件收集情况检查
1、检查文件是否完整齐全;
2、检查文件的归档范围;
3、检查卷内文件是滞有关联。
三、拟写归档制度
归档制度就是确定归档范围、归档时间以及归档案卷质量要求和手续的一种实用文件。归档制度的拟定,主要依据国家的统一规定,采用条款式列出,基本内容如下:
1、归档范围:哪些文件应该归档,哪些文件不该归档,大体分为三部分:(1)行政事务合同类(2)业务类档案财务档案(3)需要贯彻执行的依据性文件;
2、归档时间:文件材料等向档案室移交的时间;
3、归档要求:归档案卷的质量要求和手续。
四、档案职业证书
1、档案继续教育证书:培训证书
2、档案专业技术职称:初、中、高三个级别。
五、企业档案的分类
1、科技档案(最核心):产品类、基建类、科研类
2、文书档案(行政管理类档案):生产经营类、党群类、合同类
3、专业(专门)档案:财务类、人事类、其他类
4、特殊载体档案:声像类、实务类、电子类
六、档案数字化验收
1、档案数字化验收的主要内容:在档案里面录的一些目录和数据库,他的输入是否规范是否符合要求,有无缺项,扫描的档案清晰度、质量是否符合要求;
2、怎么做验收:一个是用机器来进行检验,机器抽检,自动验收,目前这个技术不是很完善;另一个是传统的人工验收,即人工抽检,一万卷抽检500卷,进行目录和档案数字化内容的规范性验收,如果有问题及时进行整改,要求合格率达到100%;
3、数字化验收后如何交付:把目录、数字化扫描的成果文件交付给甲方或者交付给档案室。过程中的项目管理文件、日志等也要一并交付给甲方或档案室。
七、档案管理工作体系
1、以档案室为核心,各档案形成部门专兼职档案员为基础档案工作休系;
2、各职能部门工作活动文件积累转化,档案利用诸多环节,一套文件材料控制体系;
3、档案工作网络,档案工作岗位责任制,管理体制,保障档案工作体系运转顺畅;
4、档案工作单靠档案部门、档案人员,没有其他相关部门的配合和支持,无法做好。
八、如何编写页码
1、档案档案本身没有页码、或页码不连续
2、如何编写页码:铅笔、打码机
九、档案整理实训需要的器材
1、装钉机、打孔机、缝纫机、
2、装订线、缝纫机线
3、手工白乳胶、
4、归档章、正副本章、永久三十年长期短期章
5、橡皮、起钉器、夹子、裁纸刀
6、档案脊背纸、打印纸、档案盒
7、打印机、扫描仪


1楼2021-01-18 15:39回复