经济危机下，国际经济形势的不景气，对国内企业也产生了一定的冲击，许多公司采用开源节流的措施来增强竞争力，首先可以考虑从IT设备的采购开始，尤其是办公设备。因为在企业办公中，办公设备的采购与后期维护、耗材等投入在整个IT设备支出中占有较大的比例，所以节省成本，可以考虑首先从办公设备开始。本期我们的讨论的内容就是企业如何才能在办公设备采购、使用、维护中尽量做到节省开支。
与其它IT设备不同的是，办公设备在采购之后的成本支出在整个TCO（Total Cost Ownership）总体成本中占有重要的比例，所以当用户选择了一套设备之后，随之而来的潜在成本有时会给用户带来更大的冲击。
我们将一台普通打印机的TCO成本计算方法拓展到一个企业所需办公设备的成本，拥有的所有办公设备实际总体成本TCO＝首次采购成本＋耗材成本＋维护成本。
当打印量较小时，首次采购成本在总成本中占绝对比重，所以选择经济型办公设备是一件很重要的事情，但是当打印量增加时，耗材成本开始成为决定性的因素。所以耗材成本是后期开支的一个重要组成部分，同时办公设备的维护费用也是一笔不小的开支，而如何能在满足用户需求的前提下尽可能多的节省支出，成为摆在企业面前的一个难题。