随着科技的发展、人们生活的多元化,沟通的类型也会逐渐多样化。沟通根据不同的标准,有不同的分类标准。
1.根据项目沟通信息的严肃程度分类
根据项目沟通的严肃程度,可以分为正式沟通与非正式沟通。
(1)正式沟通。正式沟通是通过组织明文规定的渠道进行信息的传递和交流。例如,组织规定的汇报制度,定期的或不定期的会议制度,上级的指示按组织系统逐级向下传达,或下级的情况逐级向上反映等,都属于正式沟通。
(2)非正式沟通。非正式沟通是指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流。
企业员工之间私下交换意见、议论某人某事、个人之间的谈心活动、传播小道消息等,都属于非正式沟通。
因为,人们真实的思想和动机往往是在非正式沟通中表露出来的,因此,企业领导者不仅应该研究和建立通畅的正式沟通渠道,而且应该重视和研究非正式沟通的渠道,这是避免官僚主义、办好企业不可缺少的重要内容之一。
2.根据项目信息交流的方向分类
根据项目信息交流的方向,可分为上行沟通、下行沟通、平行沟通和斜向沟通,如图1所示。
图1 沟通类型
(1)上行沟通。上行沟通是指下级的意见、情况向上级反映。领导者应千方百计鼓励下级积极向上级反映意见和情况。只有上行沟通渠道畅通,领导者才能及时、正确地掌握全面情况,做出符合实际情况的决策。
召开职工座谈会、设立意见箱、建立完工汇报制度等,都是保持上行沟通渠道通畅的方法。
(2)下行沟通。下行沟通是指上层领导把有关指示、意见、决议以及组织目标、规章制度、工作程序等向下传达,使下层员工了解组织的总体目标、具体措施及要求,从而以主人翁的态度积极地完成各项任务。
(3)平行沟通。平行沟通是指各平行组织之间的信息沟通。例如,领导班子成员之间、各科室或各车间之间的沟通。在企业中经常可以看到各部门之间发生矛盾和冲突,或者互相推诿和扯皮现象,其重要原因之一就是缺少平行沟通。平行沟通是保证平行组织之间互相通气、互相配合支持,从而减少不必要的摩擦、扯皮和冲突的一项重要措施。
(4)斜向沟通。斜向沟通是指信息在不同层次之间的不同部门之间流动时的传递。
3.根据项目沟通的路线分类
根据项目沟通的路线,分为单向沟通和双向沟通。
(1)单向沟通。单向沟通是指发送者和接受者之间角色不可互换,一方发送信息,另一方接受信息,双方不需要信息反馈,如命令、指示等。
(2)双向沟通。双向沟通是指发送者和接受者的角色不断转换,双方以协商、讨论、谈判的方式交换信息,双方在信息反馈之后,不断商谈,直到满意为止。
单向沟通和双向沟通各有利弊。单项沟通速度快,但准确性较差,难以掌握效果;双向沟通能准确、及时地了解效果,在信息传递过程中可以增进双方的了解,能建立良好的人际关系,但浪费时间、缺乏条理性,且容易受外界干扰。
4.根据项目沟通工具分类
根据沟通采用的工具,可分为书面沟通和口头沟通。
(1)书面沟通。书面沟通是指采用以文字、符号、图表等书面的形式而进行信息的交流和沟通,如文件、布告、信函、备忘录、记录等。凡是以书面沟通方式进行的沟通,都必须有存档记录。一个项目的文档的记录和保存不仅在项目的执行过程中有很大用处,而且在项目结束后有很重要的作用。例如,工作蓝图、决策的记录、变更和洽商等,都必须通过书面形式进行沟通并记录存档。如果以电子文档的形式存储在计算机里,要注意文档的丢失和被人修改。
(2)口头沟通。口头沟通是指通过口头表达进行信息的传递和交流的过程,是一种最普遍、最常见的沟通方式,如谈话、演讲、打电话、讨论、传闻等。采用这种方式进行沟通,信息可以在最短的时间传递出去,并在最短时间得以答复。
在实践中,口头沟通和书面沟通都是必不可少的,而且各有优点。例如,书面沟通比较正式,可以长期保留,接受信息者可以反复阅读;口头沟通则比较灵活,速度快,双方可以自由交换意见等。最佳的效果是口头沟通和书面沟通混合使用。例如,对重大的方针、政策既要发文件、材料阅读,又要做口头上的宣传讲解,其效果远比单纯宣讲或自己阅读要好得多。
5.根据项目沟通语言形式分类
根据沟通是否采用语言形式,可分为言语沟通和非言语沟通。
(1)言语沟通。言语沟通是指采用语言、文字、图表、图画等形式进行传递和交流。该种方式简单明了,通俗易懂。
(2)非言语沟通。非言语沟通是指通过肢体语言、面部表情、着装等非语言形式进行传递和交流。例如,眼睛睁大、嘴巴微张表示惊奇,点头表示默许或同意,摆手表示不需要或不同意,车的左灯亮表示要左转等。
6.根据项目沟通主体分类
根据项目沟通的主体,可分为自我沟通、人际沟通和组织沟通。
(1)自我沟通。自我沟通包括思想情感、态度、工作方式、工作方法的自我反省。作为项目经理,要经常对自己的工作方式、工作方法进行自我反思,如哪些问题处理得比较恰当,哪些问题是由于自己的情绪而伤害了团队成员的情感,哪些问题处理的方式不对,需要怎样的改进等。只有项目经理不断地问自己,在冷静的思考和回味中才会对自己做出一个比较客观的判断。
(2)人际沟通。人际沟通是指将信息由一个人传递给另一个人或多个人,同时包括人与人之间的相互理解,如项目经理与团队成员之间的沟通。人际沟通不同于组织沟通,有自身的特点:
①一般人际沟通都是通过语言沟通,如谈话、写信、打电话、发短信等,这种沟通不只是信息的交流,更多的是情感、思想、观点、态度的交流。
②人际沟通时,受到人特有的心理的支配。例如,一个人在高兴的时候,就很容易沟通,而在烦躁或发脾气的时候,就很难沟通。
(3)组织沟通。组织沟通是指组织内部或组织之间的信息传递。组织内部的信息沟通有两条渠道,即正式渠道和非正式渠道。
①正式渠道是指组织内部按照规定的方式建立起来的渠道,如政策、规范、指令、报告、年终总结等都是通过一定的格式与组织内部成员进行交流。
②非正式渠道是指组织内部成员之间的交流并没有按照组织规定的渠道方式进行,而是根据实际情况随时做出的。例如,电话通知召开会议,组织内部成员之间信息交流,口头工作汇报等。通过非正式渠道进行的交流,容易造成信息失真。
7.根据项目沟通渠道分类
根据项目沟通渠道,可分为正式沟通渠道与非正式沟通渠道。两者都是在项目组织内部和内外部之间进行的信息交流和传递活动的渠道。
(1)正式沟通渠道。在大多数沟通中,信息发送者并非直接把信息传给接受者,中间要经过某些人的转接,这才产生了不同的沟通渠道。不同的沟通结构的信息交流效率是不同的。
(2)非正式沟通渠道。在一个组织中,除了正式沟通渠道,还存在着非正式沟通渠道,有些消息往往是通过非正式渠道传播的。
非正式沟通的优点:
①满足团队员工情感方面的需要;
②弥补正式通道渠道形式的不足;
③了解职工真正的心理倾向与需要;
④减轻管理者的沟通压力;
⑤防止某些管理者滥用正式通道,有效防止正式沟通中的信息“过滤”现象。
非正式沟通的缺点:
①沟通过程中没有约束力;
②信息传递的有效性降低;
③信息容易被歪曲和发生错误的可能性很大,由此可能带来很大的麻烦。
1.根据项目沟通信息的严肃程度分类
根据项目沟通的严肃程度,可以分为正式沟通与非正式沟通。
(1)正式沟通。正式沟通是通过组织明文规定的渠道进行信息的传递和交流。例如,组织规定的汇报制度,定期的或不定期的会议制度,上级的指示按组织系统逐级向下传达,或下级的情况逐级向上反映等,都属于正式沟通。
(2)非正式沟通。非正式沟通是指在正式沟通渠道之外进行的信息传递和交流。
企业员工之间私下交换意见、议论某人某事、个人之间的谈心活动、传播小道消息等,都属于非正式沟通。
因为,人们真实的思想和动机往往是在非正式沟通中表露出来的,因此,企业领导者不仅应该研究和建立通畅的正式沟通渠道,而且应该重视和研究非正式沟通的渠道,这是避免官僚主义、办好企业不可缺少的重要内容之一。
2.根据项目信息交流的方向分类
根据项目信息交流的方向,可分为上行沟通、下行沟通、平行沟通和斜向沟通,如图1所示。
图1 沟通类型
(1)上行沟通。上行沟通是指下级的意见、情况向上级反映。领导者应千方百计鼓励下级积极向上级反映意见和情况。只有上行沟通渠道畅通,领导者才能及时、正确地掌握全面情况,做出符合实际情况的决策。
召开职工座谈会、设立意见箱、建立完工汇报制度等,都是保持上行沟通渠道通畅的方法。
(2)下行沟通。下行沟通是指上层领导把有关指示、意见、决议以及组织目标、规章制度、工作程序等向下传达,使下层员工了解组织的总体目标、具体措施及要求,从而以主人翁的态度积极地完成各项任务。
(3)平行沟通。平行沟通是指各平行组织之间的信息沟通。例如,领导班子成员之间、各科室或各车间之间的沟通。在企业中经常可以看到各部门之间发生矛盾和冲突,或者互相推诿和扯皮现象,其重要原因之一就是缺少平行沟通。平行沟通是保证平行组织之间互相通气、互相配合支持,从而减少不必要的摩擦、扯皮和冲突的一项重要措施。
(4)斜向沟通。斜向沟通是指信息在不同层次之间的不同部门之间流动时的传递。
3.根据项目沟通的路线分类
根据项目沟通的路线,分为单向沟通和双向沟通。
(1)单向沟通。单向沟通是指发送者和接受者之间角色不可互换,一方发送信息,另一方接受信息,双方不需要信息反馈,如命令、指示等。
(2)双向沟通。双向沟通是指发送者和接受者的角色不断转换,双方以协商、讨论、谈判的方式交换信息,双方在信息反馈之后,不断商谈,直到满意为止。
单向沟通和双向沟通各有利弊。单项沟通速度快,但准确性较差,难以掌握效果;双向沟通能准确、及时地了解效果,在信息传递过程中可以增进双方的了解,能建立良好的人际关系,但浪费时间、缺乏条理性,且容易受外界干扰。
4.根据项目沟通工具分类
根据沟通采用的工具,可分为书面沟通和口头沟通。
(1)书面沟通。书面沟通是指采用以文字、符号、图表等书面的形式而进行信息的交流和沟通,如文件、布告、信函、备忘录、记录等。凡是以书面沟通方式进行的沟通,都必须有存档记录。一个项目的文档的记录和保存不仅在项目的执行过程中有很大用处,而且在项目结束后有很重要的作用。例如,工作蓝图、决策的记录、变更和洽商等,都必须通过书面形式进行沟通并记录存档。如果以电子文档的形式存储在计算机里,要注意文档的丢失和被人修改。
(2)口头沟通。口头沟通是指通过口头表达进行信息的传递和交流的过程,是一种最普遍、最常见的沟通方式,如谈话、演讲、打电话、讨论、传闻等。采用这种方式进行沟通,信息可以在最短的时间传递出去,并在最短时间得以答复。
在实践中,口头沟通和书面沟通都是必不可少的,而且各有优点。例如,书面沟通比较正式,可以长期保留,接受信息者可以反复阅读;口头沟通则比较灵活,速度快,双方可以自由交换意见等。最佳的效果是口头沟通和书面沟通混合使用。例如,对重大的方针、政策既要发文件、材料阅读,又要做口头上的宣传讲解,其效果远比单纯宣讲或自己阅读要好得多。
5.根据项目沟通语言形式分类
根据沟通是否采用语言形式,可分为言语沟通和非言语沟通。
(1)言语沟通。言语沟通是指采用语言、文字、图表、图画等形式进行传递和交流。该种方式简单明了,通俗易懂。
(2)非言语沟通。非言语沟通是指通过肢体语言、面部表情、着装等非语言形式进行传递和交流。例如,眼睛睁大、嘴巴微张表示惊奇,点头表示默许或同意,摆手表示不需要或不同意,车的左灯亮表示要左转等。
6.根据项目沟通主体分类
根据项目沟通的主体,可分为自我沟通、人际沟通和组织沟通。
(1)自我沟通。自我沟通包括思想情感、态度、工作方式、工作方法的自我反省。作为项目经理,要经常对自己的工作方式、工作方法进行自我反思,如哪些问题处理得比较恰当,哪些问题是由于自己的情绪而伤害了团队成员的情感,哪些问题处理的方式不对,需要怎样的改进等。只有项目经理不断地问自己,在冷静的思考和回味中才会对自己做出一个比较客观的判断。
(2)人际沟通。人际沟通是指将信息由一个人传递给另一个人或多个人,同时包括人与人之间的相互理解,如项目经理与团队成员之间的沟通。人际沟通不同于组织沟通,有自身的特点:
①一般人际沟通都是通过语言沟通,如谈话、写信、打电话、发短信等,这种沟通不只是信息的交流,更多的是情感、思想、观点、态度的交流。
②人际沟通时,受到人特有的心理的支配。例如,一个人在高兴的时候,就很容易沟通,而在烦躁或发脾气的时候,就很难沟通。
(3)组织沟通。组织沟通是指组织内部或组织之间的信息传递。组织内部的信息沟通有两条渠道,即正式渠道和非正式渠道。
①正式渠道是指组织内部按照规定的方式建立起来的渠道,如政策、规范、指令、报告、年终总结等都是通过一定的格式与组织内部成员进行交流。
②非正式渠道是指组织内部成员之间的交流并没有按照组织规定的渠道方式进行,而是根据实际情况随时做出的。例如,电话通知召开会议,组织内部成员之间信息交流,口头工作汇报等。通过非正式渠道进行的交流,容易造成信息失真。
7.根据项目沟通渠道分类
根据项目沟通渠道,可分为正式沟通渠道与非正式沟通渠道。两者都是在项目组织内部和内外部之间进行的信息交流和传递活动的渠道。
(1)正式沟通渠道。在大多数沟通中,信息发送者并非直接把信息传给接受者,中间要经过某些人的转接,这才产生了不同的沟通渠道。不同的沟通结构的信息交流效率是不同的。
(2)非正式沟通渠道。在一个组织中,除了正式沟通渠道,还存在着非正式沟通渠道,有些消息往往是通过非正式渠道传播的。
非正式沟通的优点:
①满足团队员工情感方面的需要;
②弥补正式通道渠道形式的不足;
③了解职工真正的心理倾向与需要;
④减轻管理者的沟通压力;
⑤防止某些管理者滥用正式通道,有效防止正式沟通中的信息“过滤”现象。
非正式沟通的缺点:
①沟通过程中没有约束力;
②信息传递的有效性降低;
③信息容易被歪曲和发生错误的可能性很大,由此可能带来很大的麻烦。