大多数组织中都有大量的交谈，却没有大量的沟通。本文拟从项目沟通管理准备、实施和收尾三个方面浅谈了项目沟通管理的内容、步骤和一些技巧。项目沟通管理是项目实际运作中大量存在却又很容易被忽视的一种管理，但是不可否认的是，项目由始至终都存在着大量的沟通，这些沟通多种多样，如何处理好这些沟通是项目管理过程中的重要一环，而各种沟通技巧的合理应用将对项目沟通管理乃至项目成功都有着积极的促进作用。
1 引言
在《PMBOK》中，项目沟通管理被定义为：包括为确保项目信息及时且恰当地生成、收集、发布、存储、调用并最终处置所需的各个过程，贯穿于项目启动、规划、执行、监控、收尾等五大过程之中，是对项目干系人期望的合理应对。项目中的沟通管理简言之：就是在适当的时间将适当的信息通过适当的渠道发送给适当的利益干系人，并确保利益干系人正确理解。美国普林斯顿大学曾对10000 份人事档案进行分析，结果发现，“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的25%，其余75%决定于良好的人际沟通。沟通不仅仅是说，而是说和听。很多项目经理在沟通的两个方面都存在问题：当项目组成员讲话时，他们没有很好地听;他们也没有以便于组员理解的方式来讲话。另外，某些组员也不善于有效沟通。项目团队中普遍存在沟通误区。
2 沟通管理过程
2.1 沟通准备
2.1.1 明确沟通目的
项目沟通管理的原则应当是双赢，它是人、思路和信息之间的关键纽带，是成功所必须的。参与项目的每一个人都必须使用项目“语言”传达和接收信息，理解他们以个人身份涉及的信息将如何影响整个项目。
项目沟通管理将这些广泛的概念应用到项目的具体需求中去。例如，决定何时、以什么形式、向谁报告项目进度。项目沟通管理的基础是项目干系人的识别，项目干系人的识别依赖于对项目、企业组织架构、行业运营模式、当地风俗习惯、相关法律等因素进行充分的了解。项目干系人的识别方式是很灵活的，实际操作中可以利用责任矩阵进行辅助。
注：X- 执行工作，D-单独或决定性决策，B-部分或参与决策，P-控制进度，C-必须咨询，I-必须通报，A-可以建议。
项目沟通管理的重点包括及时通报项目进展、迅速解决项目瓶颈、正确识别项目干系人和使用适宜的沟通策略与技巧。让项目干系人及时获知项目的最新进展，这是一个项目经理最起码的工作。
例如，如果要组织一次项目会议，沟通的关键要素为：
会前：事先了解为什么开会，已经预期要取得什么结果;考虑是否可能减少会议时间甚至是取消会议;确定需要参加的最少人数;选择会议地点，会议的布置与会议目的相一致;会前和关键与会者就会议议题的持续时间进行沟通。
会中：做好准备，按时开始，并首先点明会议的目的和议程;每位与会者都可以有发言的机会，但是要控制会议时间;对会议内容进行口头总结。
会后：会后发布会议纪要给每位与会者;会议必须产生明确的决定，如果可能的话“签字画押”最好;所有决定必须立即付诸行动。
2.1.2 沟通计划
对于项目来说，沟通是如此重要，因此每个项目都应该有一个沟通管理计划———指导项目沟通的文件。这个计划应该是整体项目管理计划的一部分。沟通管理计划的类型随项目的需求而变化，但是应该准备一些典型计划的书面形式。沟通管理计划包括以下项：
干系人沟通需求;用于沟通的信息，包括格式、内容和各部分细节;谁接收信息，谁产生信息;传送信息的建议方法和技术;沟通频率;增加解决问题的过程;用于更新沟通管理计划的修订过程;常用术语表项目管理培训。
知道什么信息分发给哪些干系人是很重要的。通过分析干系人的沟通，你能避免浪费时间和金钱去创建或发送一些不必要的信息。
2.1.3 发布沟通通知
项目信息可以通过不同方式发布，包括项目会议、书面文档复印件的发布、共享网络电子数据库、传真、电子邮件、语音邮件和电视会议。
项目沟通的形式很多，可能是口头或通过电子邮件、会议，以及项目章程和项目计划，项目变更和项目状态报告等。对于每一次的沟通，要事先向沟通各方通知沟通事宜、时间、地点及预备事宜，最好是以书面或Email 形式进行通知。
2.2 沟通实施
沟通是多人参与的一个活动，每个人对事物的理解都不一致，沟通就是为了使沟通各方对事物的认识达到一致。是人，就会涉及到一些利益因素，因为在做项目中经常会碰到一些人的立场不同，导致给沟通设置很大的障碍。因此为保证沟通的有效性，在沟通过程中应注意以下几个方面：
(1)抓住要点。项目经理的沟通要简明准确。团队成员都很忙，他们看邮件只会去关注关键内容：什么事儿?和我有关吗? 我要做什么? 什么时候? 因此项目经理要简单扼要地表达沟通意愿，提高工作效率。
(2)应用各种沟通技巧。沟通首先要学会倾听，而且是积极倾听。沟通中不要直接拒绝对方，不要以这个绝对不行等这样的语气，应该说我们考虑一下这个事情是否可行，然后慢慢分析理由，引导被沟通者的思维来与你达成一致。
在和不熟悉业务的人沟通专业业务时，最好能有一个现成的例子或原型来引导客户在这个基础上进行沟通。学会处理愤怒情绪。我们知道，在沟通中发生争执的现象是难以避免的，但是要注意两点：1.对事不对人;2.如果你在盛怒之下抨击别人，那你必须承担相应的后果。
2.3 沟通收尾
2.3.1 形成沟通纪要
不论是沟通目标还是内容，以及沟通过程记录，都要仔细记录，最终形成沟通纪要，通过Email 或其他方式发给沟通各方，有利于沟通各方对沟通情况有一个了解和确认，这样整个沟通才有一个较好的开端和收尾。
2.3.2 沟通结果跟踪
只有沟通纪要仍然不够，即使沟通是有效的，我们也需要对结果进行确认和跟踪。例如在某个会议上项目组达成了5点共识并形成了会议纪要，那么项目经理就需要确认已达成的5点共识是否得到了有效的执行?是否需要将执行情况报告给相关干系人?直至沟通结果按照预期执行。
3 结论
对组织进行调查，我们总会发现组织成员说，存在沟通问题。大多数组织中都有大量的交谈，却没有大量的沟通。我们总是在抱怨某些人不讲道理、不合作。而良好的项目沟通管理可以解决这一问题。
因此一个优秀的项目经理必须熟练掌握沟通技巧，并在项目运作过程中合理运用：调和矛盾、解决冲突、搭建起良好的交流桥梁，那么我们的项目必将更加容易获得成功。
1 引言
在《PMBOK》中，项目沟通管理被定义为：包括为确保项目信息及时且恰当地生成、收集、发布、存储、调用并最终处置所需的各个过程，贯穿于项目启动、规划、执行、监控、收尾等五大过程之中，是对项目干系人期望的合理应对。项目中的沟通管理简言之：就是在适当的时间将适当的信息通过适当的渠道发送给适当的利益干系人，并确保利益干系人正确理解。美国普林斯顿大学曾对10000 份人事档案进行分析，结果发现，“智慧”、“专业技术”和“经验”只占成功因素的25%，其余75%决定于良好的人际沟通。沟通不仅仅是说，而是说和听。很多项目经理在沟通的两个方面都存在问题：当项目组成员讲话时，他们没有很好地听;他们也没有以便于组员理解的方式来讲话。另外，某些组员也不善于有效沟通。项目团队中普遍存在沟通误区。
2 沟通管理过程
2.1 沟通准备
2.1.1 明确沟通目的
项目沟通管理的原则应当是双赢，它是人、思路和信息之间的关键纽带，是成功所必须的。参与项目的每一个人都必须使用项目“语言”传达和接收信息，理解他们以个人身份涉及的信息将如何影响整个项目。
项目沟通管理将这些广泛的概念应用到项目的具体需求中去。例如，决定何时、以什么形式、向谁报告项目进度。项目沟通管理的基础是项目干系人的识别，项目干系人的识别依赖于对项目、企业组织架构、行业运营模式、当地风俗习惯、相关法律等因素进行充分的了解。项目干系人的识别方式是很灵活的，实际操作中可以利用责任矩阵进行辅助。
注：X- 执行工作，D-单独或决定性决策，B-部分或参与决策，P-控制进度，C-必须咨询，I-必须通报，A-可以建议。
项目沟通管理的重点包括及时通报项目进展、迅速解决项目瓶颈、正确识别项目干系人和使用适宜的沟通策略与技巧。让项目干系人及时获知项目的最新进展，这是一个项目经理最起码的工作。
例如，如果要组织一次项目会议，沟通的关键要素为：
会前：事先了解为什么开会，已经预期要取得什么结果;考虑是否可能减少会议时间甚至是取消会议;确定需要参加的最少人数;选择会议地点，会议的布置与会议目的相一致;会前和关键与会者就会议议题的持续时间进行沟通。
会中：做好准备，按时开始，并首先点明会议的目的和议程;每位与会者都可以有发言的机会，但是要控制会议时间;对会议内容进行口头总结。
会后：会后发布会议纪要给每位与会者;会议必须产生明确的决定，如果可能的话“签字画押”最好;所有决定必须立即付诸行动。
2.1.2 沟通计划
对于项目来说，沟通是如此重要，因此每个项目都应该有一个沟通管理计划———指导项目沟通的文件。这个计划应该是整体项目管理计划的一部分。沟通管理计划的类型随项目的需求而变化，但是应该准备一些典型计划的书面形式。沟通管理计划包括以下项：
干系人沟通需求;用于沟通的信息，包括格式、内容和各部分细节;谁接收信息，谁产生信息;传送信息的建议方法和技术;沟通频率;增加解决问题的过程;用于更新沟通管理计划的修订过程;常用术语表项目管理培训。
知道什么信息分发给哪些干系人是很重要的。通过分析干系人的沟通，你能避免浪费时间和金钱去创建或发送一些不必要的信息。
2.1.3 发布沟通通知
项目信息可以通过不同方式发布，包括项目会议、书面文档复印件的发布、共享网络电子数据库、传真、电子邮件、语音邮件和电视会议。
项目沟通的形式很多，可能是口头或通过电子邮件、会议，以及项目章程和项目计划，项目变更和项目状态报告等。对于每一次的沟通，要事先向沟通各方通知沟通事宜、时间、地点及预备事宜，最好是以书面或Email 形式进行通知。
2.2 沟通实施
沟通是多人参与的一个活动，每个人对事物的理解都不一致，沟通就是为了使沟通各方对事物的认识达到一致。是人，就会涉及到一些利益因素，因为在做项目中经常会碰到一些人的立场不同，导致给沟通设置很大的障碍。因此为保证沟通的有效性，在沟通过程中应注意以下几个方面：
(1)抓住要点。项目经理的沟通要简明准确。团队成员都很忙，他们看邮件只会去关注关键内容：什么事儿?和我有关吗? 我要做什么? 什么时候? 因此项目经理要简单扼要地表达沟通意愿，提高工作效率。
(2)应用各种沟通技巧。沟通首先要学会倾听，而且是积极倾听。沟通中不要直接拒绝对方，不要以这个绝对不行等这样的语气，应该说我们考虑一下这个事情是否可行，然后慢慢分析理由，引导被沟通者的思维来与你达成一致。
在和不熟悉业务的人沟通专业业务时，最好能有一个现成的例子或原型来引导客户在这个基础上进行沟通。学会处理愤怒情绪。我们知道，在沟通中发生争执的现象是难以避免的，但是要注意两点：1.对事不对人;2.如果你在盛怒之下抨击别人，那你必须承担相应的后果。
2.3 沟通收尾
2.3.1 形成沟通纪要
不论是沟通目标还是内容，以及沟通过程记录，都要仔细记录，最终形成沟通纪要，通过Email 或其他方式发给沟通各方，有利于沟通各方对沟通情况有一个了解和确认，这样整个沟通才有一个较好的开端和收尾。
2.3.2 沟通结果跟踪
只有沟通纪要仍然不够，即使沟通是有效的，我们也需要对结果进行确认和跟踪。例如在某个会议上项目组达成了5点共识并形成了会议纪要，那么项目经理就需要确认已达成的5点共识是否得到了有效的执行?是否需要将执行情况报告给相关干系人?直至沟通结果按照预期执行。
3 结论
对组织进行调查，我们总会发现组织成员说，存在沟通问题。大多数组织中都有大量的交谈，却没有大量的沟通。我们总是在抱怨某些人不讲道理、不合作。而良好的项目沟通管理可以解决这一问题。
因此一个优秀的项目经理必须熟练掌握沟通技巧，并在项目运作过程中合理运用：调和矛盾、解决冲突、搭建起良好的交流桥梁，那么我们的项目必将更加容易获得成功。
