如果不是采用供应商的销售协议或是基于总括订单这两种形式。发订单通常涉及采购订单的准备工作。由于合同形式使用不当,很可能带来严重的法律上的争议。而且,交易也可能记录得不够完善。因而,即使订单通过电话发出的,随后也要补上书面的订单。有时遇到情况紧急,权宜之下不经过正常的申请和填写采购单等程序,企业就会派车去装运所需的物资。但是绝对不允许没有书面的订单就进行物资采购。
所有公司都有备好的采购订单。不过,实际中许采购活动不是在采购协议上记载的条件下进行,起作用的常常是供应商提出的销售协上的条件。由于每个公司都会尽可能完善地保护自己的利益,在采购方备好的采购订单上由供应商承担的责任常常在销售协议里转化为采购方的责任。自然,企业都希望销售自己产的产品时使用自己准备的销售协议,而在采购时使用自己准备的采购订单。
有些采购员声称,如果不用他们准备的采购单就不进行任何采购。如果供应商强烈地反对此采购订单上所列的些条款,而且可以给出很多理由,双方就可以达成协议。不过在强大的买方市场情况下,坚持这一规则就比较困难。如果采方不在供应商准备的销售协议上签字,一些供应商会拒绝销售产品。如果没有其他可供选择货源,例如,供应商对某一产品拥有专利,或是这一产品的价值极为突出,其他产品不能替代。在这样的情况下,采购方就没有其他的选择。不过,通常情况下,到底选用哪一方准的文书,有时取决于双方相对实力的强弱、采购物品的特点、交易的复杂程度,及在确定或出订单方面所制定的战略。
如果采购涉及的是小额订单,由于引发法律诉的可能性极小,所以签订了受法律约束的协议也不必担心。由于这个原因,以及为了节处理过多文书工作的费用,当采购金额在某一限额以下,例如1000美元,许多公司都取消了把收函通知或接受函作为订单必要附件的做法。
这就意味着直到货物到达之后,双方都没有在法律上有约束力的合同。不过,买方如果根小
额采购订单通过法律诉讼要求强制发货,最后引的损失还是会让人有所顾忌。
(2)采购订单的格式
采购订单就其样式和在公司内的传递路线而各不相同。不过,任何实用的采购订单所必备的要素有:序列编号、发单日期、接受订单的应商的名称和地址、所需物品的数量和描述、发货日期、运输要求、价格、支付条款,以及对订单有约束的各种条件。
这些约束采购方和供应商之间关系的条件极重要,至于什么应该包括到合同中,而什么又是不必要的则要通过磋商决定。实际当中,某个公司的采购订单中包括哪些条款常常由多年采购的经验决定。订单中的条款项目一般包括以下方面的内容。
①包括那些当侵犯了别人的专利时,保护采购不受诉讼连带责任的条款。
②包括有关价格的条款,例如,“如果订单中没有指明价格,那么,在我方没有接到通知并对其表示接受的情况下,所购物资的价格不应高于上次支付的价格”。
③包括明确指出不允许就装箱和运输进行收费的条款。
④明确规定货物的接受取决于对其进行的质量检测的结果。
⑤指明拒收货物后,如果购买方再次采购会重新发出订单。
⑥详细描述质量要求及质量保障/控制的方法。
⑦如果所发货物在订单指定日期没有到达,允许取消订单。
⑧指明采购方拒绝支付汇票给供应商的几种情况。
⑨有些条款涉及货物数量,即关于实际装运数量多于或少于所订货物时如何处理。在某些
行业中,很难控制一次生产产出的数量(例印刷业)这时,产量在一定限度内的超量和不足都可以接受
⑩涉及对公司有特殊利害关系的事件的条款,例,有关仲裁和制造部件时所需工具的处理等问题的条款。
(3)采购订单的传递和归档
①采购订单的传递
一般情况下,采购订单的传递路径是:原件发往供应商,有时随单附一份副本,以便供应商返回作为其接受合同的证明。其中,一份副本归人顺序编号的采购订单卷宗中由采购部门保管,另一副本则由供应商保管。有些公司里,采购部门不保存采购订单的副本,他们把采购订单拍照后,用缩微胶片的形式进行保存。会计部门也会收到一份订单副本以便于处理应付账款。
一份副本发往仓储部门,用于这一部门为接收资做准备。如果公司组织结构把收货和仓两
个职能分开处理,收货部门也会收到一份副本这些副本将按照供应商名称的字母顺序进行归
档,并用于记录货物到达后真正收到的数量如果收到的物资还要经过检验(通常原材料和生产部件就是这样)的话,一份副本也要送到检验部门。
尽管采购订单的所有副本内容上都是相同的并且是一次同时填写完毕的,但是,这并不意味着它们在形式上也必须一模一样。例如,应商的接受函上可能包含有其他副本不必列出的表明其接受意见的条款。填写收货方面的各项数据仅仅是收货部门的订单副本的要求。采购
部门的订单副本则可能要求列出发货承诺、发票及运输等方面的条款。由于价格的保密性,
般而言它不会出现在收货部门的副本上。
②采购订单的保存
实际当中,采购订单会以不同的方式加以保。但关键是在需要这些文件的时候可以轻而易举地找到它们。目前应该做到的是:所有与一项特殊采购的订单有关的文书应该附在一张订
单副本上。如果可能的话,还要将其在某处归档并建立交叉索引,以便需要时可以很快找到。使采购部门最可能受到指责的,莫过于当其收来自于使用方、生产部门、仓储部门、工程技
术部门或会计部门的人员发出的,只能在查看订单后才能解答的质询时,供应部门的人员却不能及时肯定地对之进行解答。
③采购订单的归档
对于一式两份的采购订单的归档问题,一般一份按采购订单的编号顺序保管,另一份与相关的采购中请和往来信件一起,按照供应商名字的字母顺序加以保管。除此之外,还可以把份按供应商名字的字母顺序保管,而另一份按应该从供应商那里收到接受函的期限归人到期票据记录簿中。如果到期后没有收到供应商发来的接受函,这个结果会记录在这份副本上。然后,
采购部门进行跟踪接触以督促供应商发出接函。同时,将订单上到期日期加以顺延。如果供
应商最终接受了订单,到期票据记录簿中的这份副本就应按最后的跟踪接触的日期或货运到期日的日期进行归档。
④采购订单的确认
如果对方没有表示接受,那发出的采购订单并不构成项合同。通常,供应商接受了订单的各项条件后,要向采购方的采购部门发出“接受”。至于什么真正表示双方达成一致并接受发盘的各项条款,基本上是一个法律方面的问题。不,任何一个律师所指出的表明接受发盘的一些要素,有时在另外一些情况下恰恰是一些例。另外一个坚持要求对采购订单做出接受确认的原因是:除了任何法律的原因以外,只有当采购订单被确认接受之后,采购方才能确信在要求的日期供应商将发货。如果发货日期不定,采购方在进行任何有效行动之前都必须了解一些确切的信息。
所有公司都有备好的采购订单。不过,实际中许采购活动不是在采购协议上记载的条件下进行,起作用的常常是供应商提出的销售协上的条件。由于每个公司都会尽可能完善地保护自己的利益,在采购方备好的采购订单上由供应商承担的责任常常在销售协议里转化为采购方的责任。自然,企业都希望销售自己产的产品时使用自己准备的销售协议,而在采购时使用自己准备的采购订单。
有些采购员声称,如果不用他们准备的采购单就不进行任何采购。如果供应商强烈地反对此采购订单上所列的些条款,而且可以给出很多理由,双方就可以达成协议。不过在强大的买方市场情况下,坚持这一规则就比较困难。如果采方不在供应商准备的销售协议上签字,一些供应商会拒绝销售产品。如果没有其他可供选择货源,例如,供应商对某一产品拥有专利,或是这一产品的价值极为突出,其他产品不能替代。在这样的情况下,采购方就没有其他的选择。不过,通常情况下,到底选用哪一方准的文书,有时取决于双方相对实力的强弱、采购物品的特点、交易的复杂程度,及在确定或出订单方面所制定的战略。
如果采购涉及的是小额订单,由于引发法律诉的可能性极小,所以签订了受法律约束的协议也不必担心。由于这个原因,以及为了节处理过多文书工作的费用,当采购金额在某一限额以下,例如1000美元,许多公司都取消了把收函通知或接受函作为订单必要附件的做法。
这就意味着直到货物到达之后,双方都没有在法律上有约束力的合同。不过,买方如果根小
额采购订单通过法律诉讼要求强制发货,最后引的损失还是会让人有所顾忌。
(2)采购订单的格式
采购订单就其样式和在公司内的传递路线而各不相同。不过,任何实用的采购订单所必备的要素有:序列编号、发单日期、接受订单的应商的名称和地址、所需物品的数量和描述、发货日期、运输要求、价格、支付条款,以及对订单有约束的各种条件。
这些约束采购方和供应商之间关系的条件极重要,至于什么应该包括到合同中,而什么又是不必要的则要通过磋商决定。实际当中,某个公司的采购订单中包括哪些条款常常由多年采购的经验决定。订单中的条款项目一般包括以下方面的内容。
①包括那些当侵犯了别人的专利时,保护采购不受诉讼连带责任的条款。
②包括有关价格的条款,例如,“如果订单中没有指明价格,那么,在我方没有接到通知并对其表示接受的情况下,所购物资的价格不应高于上次支付的价格”。
③包括明确指出不允许就装箱和运输进行收费的条款。
④明确规定货物的接受取决于对其进行的质量检测的结果。
⑤指明拒收货物后,如果购买方再次采购会重新发出订单。
⑥详细描述质量要求及质量保障/控制的方法。
⑦如果所发货物在订单指定日期没有到达,允许取消订单。
⑧指明采购方拒绝支付汇票给供应商的几种情况。
⑨有些条款涉及货物数量,即关于实际装运数量多于或少于所订货物时如何处理。在某些
行业中,很难控制一次生产产出的数量(例印刷业)这时,产量在一定限度内的超量和不足都可以接受
⑩涉及对公司有特殊利害关系的事件的条款,例,有关仲裁和制造部件时所需工具的处理等问题的条款。
(3)采购订单的传递和归档
①采购订单的传递
一般情况下,采购订单的传递路径是:原件发往供应商,有时随单附一份副本,以便供应商返回作为其接受合同的证明。其中,一份副本归人顺序编号的采购订单卷宗中由采购部门保管,另一副本则由供应商保管。有些公司里,采购部门不保存采购订单的副本,他们把采购订单拍照后,用缩微胶片的形式进行保存。会计部门也会收到一份订单副本以便于处理应付账款。
一份副本发往仓储部门,用于这一部门为接收资做准备。如果公司组织结构把收货和仓两
个职能分开处理,收货部门也会收到一份副本这些副本将按照供应商名称的字母顺序进行归
档,并用于记录货物到达后真正收到的数量如果收到的物资还要经过检验(通常原材料和生产部件就是这样)的话,一份副本也要送到检验部门。
尽管采购订单的所有副本内容上都是相同的并且是一次同时填写完毕的,但是,这并不意味着它们在形式上也必须一模一样。例如,应商的接受函上可能包含有其他副本不必列出的表明其接受意见的条款。填写收货方面的各项数据仅仅是收货部门的订单副本的要求。采购
部门的订单副本则可能要求列出发货承诺、发票及运输等方面的条款。由于价格的保密性,
般而言它不会出现在收货部门的副本上。
②采购订单的保存
实际当中,采购订单会以不同的方式加以保。但关键是在需要这些文件的时候可以轻而易举地找到它们。目前应该做到的是:所有与一项特殊采购的订单有关的文书应该附在一张订
单副本上。如果可能的话,还要将其在某处归档并建立交叉索引,以便需要时可以很快找到。使采购部门最可能受到指责的,莫过于当其收来自于使用方、生产部门、仓储部门、工程技
术部门或会计部门的人员发出的,只能在查看订单后才能解答的质询时,供应部门的人员却不能及时肯定地对之进行解答。
③采购订单的归档
对于一式两份的采购订单的归档问题,一般一份按采购订单的编号顺序保管,另一份与相关的采购中请和往来信件一起,按照供应商名字的字母顺序加以保管。除此之外,还可以把份按供应商名字的字母顺序保管,而另一份按应该从供应商那里收到接受函的期限归人到期票据记录簿中。如果到期后没有收到供应商发来的接受函,这个结果会记录在这份副本上。然后,
采购部门进行跟踪接触以督促供应商发出接函。同时,将订单上到期日期加以顺延。如果供
应商最终接受了订单,到期票据记录簿中的这份副本就应按最后的跟踪接触的日期或货运到期日的日期进行归档。
④采购订单的确认
如果对方没有表示接受,那发出的采购订单并不构成项合同。通常,供应商接受了订单的各项条件后,要向采购方的采购部门发出“接受”。至于什么真正表示双方达成一致并接受发盘的各项条款,基本上是一个法律方面的问题。不,任何一个律师所指出的表明接受发盘的一些要素,有时在另外一些情况下恰恰是一些例。另外一个坚持要求对采购订单做出接受确认的原因是:除了任何法律的原因以外,只有当采购订单被确认接受之后,采购方才能确信在要求的日期供应商将发货。如果发货日期不定,采购方在进行任何有效行动之前都必须了解一些确切的信息。
