以上所列的计划外紧急事件，在有些人看来很可笑，比如削铅笔、叫外卖，但这些的确 就是马克意识到的紧急事件。这里要强调的重点是，在番茄工作法中，很多有用甚至可笑的 不值得一提的事情，我们都不能放下手头的工作而去完成它，都应该看作“计划外”事情来 处理。
通过查看“计划外的紧急事件”一栏，我们可以看到我们的大脑是如何思考和运作的， 比如那个时候我的大脑就是在想着吃东西。掌握这些信息，就能知道自己的大脑什么时候精 力最好，而什么时候最差，这样就能帮助我们控制自己，正确地安排工作，集中注意力。通 常来说，各种不同的具有诱惑力的内部因素打断，会导致我们无法完成任务。
事实证明，人们在精神不集中时想到的事情往往是需要处理的，甚至是紧急的。通常 等到番茄时间结束后，或者任务的结束，或者一天的结束，以不同的方式处理。
▪ 有些会被移入 ACTIVITY INVENTORY 活动清单中，例如，马克也许明天就会去买辆自行车。
▪ 有些事会留在休息时间处理，例如，在网上找一下七月份在罗马的爵士乐表演。
▪ 有些事也许会被删去，例如，马克不可能又订匹萨，又吃中国餐。说不定到最后他什么 都不想订。
在一个番茄时间结束时，或者四个番茄时间结束时，又或者一天的结束时，看看工作表 中的计划外事件，是件很有意思的事，说不定还会有意外的发现。
真正紧急的事件会在表中明显地标注出来。番茄工作法的目的就是为了让手头的事情不 被这些计划外的事打断。如果真的有很紧急的事情，可以参照以下方案：
▪ 在下一个番茄时间处理这件事，推迟原本的任务。
▪ 重新安排日程表，以这件事替换掉原本要处理的事情。
▪ 以番茄时间为单位，用这件事替换和推迟原本的事情，直到一天的结束，这样会帮助我 们认识哪些事是真正急迫的，以后再遇到同样的事情，我们就能果断地处理。

处理计划外的事情，也要按照前面所说的，用去一个番茄时间，就在对应的地方画“³”，直到完成了，就从表格中划去（表 2.15）。以上涉及到的各种来自内部因素的打断，通过适当的方法我们都可以处理了。
处理内部因素的机理，总的来说，就是逆转我们与打断的决定与被决定关系，让我们来 决定打断是否发生，而不是受制于打断。发现事件，记录，然后把事件放到之后的番茄时间 内处理，或留到其他时间，总之是不放弃当前事件。

如果你当真要打断当前番茄数时间，无论是你挡不住诱惑，还是真的发生了紧急的事情， 你只需要做一件事：把当前的番茄时间作废，就算马上就要响铃了也是一样，然后在表中对应处标上点号。（规则提示：一个番茄时间不可分割。）显然，这时候你不能画“³”，因为 铃声还没响起，你还没有完成这个番茄时间。休息 5 分钟，然后继续下一个番茄时间。
下一个番茄时间会做的更好。
减少来自内部的打断，我们首先要做的是掌握打断的次数和打断的类型，重新审查这些 打断，接受它们，或安排它们，或删除它们，都取决于这些打断。

2.2.3 外部因素——被他人打断
人们在社会环境中工作，经常会被一些外部因素打断。例如，同事让你解释一下某篇文 章里的内容，朋友提议共进晚餐，电话铃响，同事问你如何写一份报告，你的 MSN 总是提示你有新邮件到等等。那么你该怎么做呢？
如何去排除外部因素，那就要看你如何“保护你的番茄”。文章讲到现在，我们已经花 了大部分的努力去解决内部因素。现在的问题是，有人要从外部打断你，让你失去在表中画“³”的乐趣。
内部因素与外部因素的区别在于，后者需要你与其他人发生作用：与别人沟通。处理外 部因素的机理，与处理内部因素是一样的，也就是逆转我们与打断的决定与被决定关系，让
我们来决定打断是否发生。
下面举些例子来具体说明我们要做什么。打进来的电话可以用留言代替你自己应答，随 后再去听留言。MSN 可以关掉软件的提示功能，这样既能收信又不会打扰我们。如果你的同事或同学过来找你，你可以礼貌地跟他说你现在很忙。（或者可以幽默地说你正躺在番茄 里。）然后告诉他可以在 25 分钟后来找你，或几小时后，或明天，这决定于事情的重要程度。
从个人经验来说，在现实生活中，真正需要马上处理的紧急事件是相当少的。推迟 25 分钟或者两个小时（就是四个番茄时间），对我们生活中通常情况下的计划外事件是完全可以的。这种推迟，对想要与你沟通的人来说是完全可以理解的，然而这种推迟可以造就你巨 大的成功，因为这样使你的大脑保持在一个高效的状态下，游刃有余地完成你的任务，随后 再安排如何进行计划外的事情。通过实践，你会发现竟然有那么多看起来很紧急的事情都是 可以推迟的，甚至是一两天的时间，而且同时能让提要求的人得到满意的答案。
所以，“保护你的番茄”意思就是：快速记录事情，推迟事情，并写进日程表，询问打断你的人是否同意。这么做就能帮助你避免外部因素的打断，然后把事情放在以后再处理， 至于推迟多久那就要看事情的紧急程度。逆转我们与打断的决定与被决定关系，这个机理在 这里就解释为：我们不再被轻易打断，而是由我们来操控打断。（也就是由我们来决定何时 处理它。）
通过那些应用过番茄工作法的人们我们了解到，他们一开始的时候，外部打断的次数都 几乎相同，通常是一个番茄时间内（25 分钟）10 到 15 次。而这些被你推掉的人们，之后得到了你很好的答复，不是被你拒之门外并忘得一干二净，久而久之，人们也就会尊重你的做 法，并愿意和你一起“保护你的番茄”。许多人与番茄工作者接触之后，都说感受到了他们 对他人时间的尊重。就处理方式来说，外部打断与内部打断基本相似。同时坚持以下两点：
▪ 使这些打断显而易见。每当有人要打断你时，就在你的TO DO TODAY 工作计划表中对应位置画上（-），采用“发现事件，记录，然后把事件放进之后的番茄时间内处理，或留到其他时间。”然后参照以下的做法：
▪ 如果你认为这项打断是重要的，那么就在TO DO TODAY 工作计划表中的“计划外的紧急事件”一栏中写下这件事。
▪ 同时在ACTIVITY INVENTORY 活动清单中写下这件事，并标记”U”(Unplanned 计划外)，如果需要的话标上截止日期。
▪ 坚定信心，一定要完成当前的番茄时间。标记好点号（-）之后，马上回来继续你手头 的工作，直到铃声响起为止。
这样做，既帮助你记住了你答应别人的事情，又使你避免了外部打断。下面这个例子， 说明了处理外部打断的两种方法，场景是在写作《如何学习音乐》的第二个番茄时间。（表 2.16、表 2.17）

如果你当真要打断当前番茄数时间，无论是你挡不住诱惑，还是真的发生了紧急的事情， 你只需要做一件事：把当前的番茄时间作废，就算马上就要响铃了也是一样，然后在表中对应处标上（-），用以记录你被打断的番茄时间。（规则提示：一个番茄时间不可分割。）在计划外的紧急事件一栏中记下事件，并标上截止日期。重新设置计时器，开始新的番茄时间， 处理紧急事件。
下一个番茄时间会做的更好。
减少来自外部的打断，我们要做的也是掌握打断的次数和打断的类型，与打断你的人商 量，并按照事情的紧急程度，把它安排进你的工作日程。

2.2.4 让打断变成任务
每当我们应用番茄工作法的时候，总会有一些内部或者外部打断，那么就要用番茄时间， 去处理、去安排这些计划外事件（电子邮件、电话、会议等），让打断变成第二天要处理的事情。最自然最普遍的是每天抽出一个专用番茄时间（或更多）来安排这些打断。采用逆转 机理来保护当前的番茄时间，让打断变成事件，要用适当多的番茄时间来安排它们。我们要 强调的是番茄工作者要完成以下的目标：
▪ 成功地拖延打断，越迟越好，尽量减轻这些打断的紧急程度，增加这些打断的可控制性。
▪ 逐渐地减少专用番茄数，让安排这些打断的时间越短越好。
人们在刚开始应用番茄工作法的时候，会惊奇的发现，他们每天用于工作和学习的番茄 数（即不包括打断），竟然低于处理计划外事件的番茄数（即为打断）。在有些团队中，成员 们在工作和学习的时间不超过 2 到 3 个番茄数，而其余番茄数都花在了开会、打电话、发邮件上。

2.2.5 记录档案：估测时间的失误
每天查看一次 ACTIVITY INVENTORY 活动清单中的“U”事件，和TO DO TODAY 工作计划表的“计划外的紧急事件”一栏中条目。这么做，你就可以在计划阶段深入了解你 对事件的类型和所需番茄数的估测能力。计划外的事件发生越多，也就是打断越多，最初的 估测就越不准确。每天结束时，把内部打断和外部打断都记录进档案中，观察分析它们，努 力克服这些打断，使打断最小化。

2.3 第三阶段：估测某项任务所需要的时间
假定当你应用番茄工作法一定时间后，你已经可以控制好内部打断和外部打断，现在你 可以开始第三阶段：估测任务所需的时间，也就是预计完成一项任务所需的番茄数。
在ACTIVITY INVENTORY 活动清单中的每项事情都是要被处理的，这些事情一部分是计划好的，例如一个工程项目，还有一部分是来自打断。有些事情在时间过去后就没有意 义了，例如订匹萨，所以可以把它们从表中划去。
在每天的开始，估测一下清单中的每项任务所需的番茄数。适当的时候可以查看之前的估测。在清单中写下估测的结果（表 2.18）。估测的结果就代表着所需付出的努力，即需要的番茄数，所以它是对人们工夫的度量，以番茄数来表示。例子中的结果番茄数，只能属于 露西个人，是不能被转移的。

估测值是基于完整的番茄数，所以不能出现类似半个番茄数。在上面的例子中，总的番 茄数为 8 个。如果一项任务的估测值大于 5 到 7 个番茄数，那么就认为这项任务太过复杂， 最好把它分为几个小任务，打散它，然后分栏写进清单中，重新估测。（规则提示：如果一 项任务的估测值大于 5 到 7 个番茄数，那么就打散它。）这样子，不仅使复杂的问题简单化了，而且使估测结果更加准确了。打散了大的任务，任务的数目就更多了，这能使时间的价 值更大化。
如果估测值小于一个番茄数呢，例如，露西要分别打电话给劳拉、马克和安德鲁，每项 都花不了一个番茄的时间，那么就把它们加合成一个大的任务。（规则提示：当估测值小于 一个番茄时间，就把几个小任务组合成一个大任务。）你也可以有以下两个选择：
▪ 从表中找出相似的任务，把它们加合在一起成一个番茄时间为止。（表 2.19）
▪ 表中没有标示估测值的任务，表示留着它，与今天TO DO TODAY 工作计划表中的其它任务加合。

在采用以上两个选择时，要注意一点，ACTIVITY INVENTORY 活动清单的功能是促进TO DO TODAY 工作计划表中今日的待办事件。如果任务的类型相似或者互补时，就采用第一条，把其它没有估测的留到以后再估测。一般来讲，清单中的任务数目越多，就越容易从 中筛选出相似的进行加合。
注：一支铅笔一个橡皮足以完成ACTIVITY INVENTORY 活动清单中的任何修改。请爱护环境，节约用纸。