理事会大会理事会大会在每年本科毕业季后（7~9月）召开。大会召开需要至少2~3位现任理事会成员参加，理事会成员具有投票权，所有校友会成员、现任军乐团成员都具有旁听和发言的权利。在大会中，需要校友会理事会会长进行报告，内容包括校友会的成员流动情况、经费收支情况以及军乐团当年发展概况。同时大会将表决本年度申请加入理事会人员是否通过，以及审议下一年度理事会工作计划和军乐团校友会的重要活动。加入理事会申请加入理事会的人员应该满足以下条件：是校友会成员；认同哈工大军乐团的办团宗旨，即“以零基础音乐培养为基础，普及大众音乐，服务学校文化艺术”；具有责任心，有承担相应职责的意愿，有联络应届毕业军乐团成员及相关人员、整理相关信息的能力。申请者满足以上条件的情况下，经每年理事会大会表决通过（参会者80%以上同意，且常务无反对）后可以加入哈工大军乐团校友会理事会。其他校友会及其理事主要通过网络进行联络，方式包括QQ群、微信群等，并将根据实际需要进行调整。本公告解释权由哈尔滨工业大学军乐团校友会理事会所有。2024年6月5日