课程目的

完成这个课程后，你就学会
　　■掌握时机，善用所学的技巧，采取有效的督促行动。
　　■按照“重要步骤”及“基本原则”策划及主持讨论，研究如何采取有效的督促行动。

适当时候

员工的工作习惯出现下列问题时，课程所介绍的技巧就相当有用
　　■经过一两次讨论后，员工不理想的工作表现或工作习惯仍然没有改善。
　　■员工严重的违反工作规则或纪律。

学习原因

学习应用这些技巧，可以让你
　　■协助员工解决工作表现或工作习惯的问题。
　　■减少或避免采取纪律。
　　■把跟进讨论的内容记录下来，以便日后执行纪律处分时参考。


　　有没有人问过你：
　　“喂，阿祖在哪儿呢？”

　　而你又这样回答：
　　“不知道，看来今天他又要迟到了。我上个月跟他谈上班的问题，他答应以后会准时上班的，起初他还能遵守诺言，后来就故态复萌了。”

　　当时你心里是否这样想：
　　“最近两个星期，阿祖已经三次迟到20至30分钟了。为什么会这样呢？还以为上次和他讨论后，问题已经解决了。”

　　当你曾经一次或甚至两次与员工讨论他不理想的工作白翱翔或习惯，而他没有任何改善时，你会如何处置？你不能让它继续下去，因为这样肯定会影响工作小组的士气和生产力。

　　你必须采取行动，让员工知道他必须改善，以及他不改善会带来什么后果。简而言之，你需要事后跟进，“督促”员工改善。这个课程可以协助你掌握一些技巧，有效的与员工进行讨论，督促他继续改善。

第二次机会

事后跟进事很重要的，原因如下：
　　■让员工明白你知道他没有改善，并且仍然关注着这个问题。
　　■坦诚告诉员工不作改善，会带来什么后果。但请记着，这仍然是解决问题的讨论。
　　■在采取纪律处分之前，再给员工一次解决问题的机会。

“我们讨论过两次了，你并没有任何改善，如果你继续这样，我会发出警告信。我不希望这样做，你有什么改善的建议......”

指出后果

　　如果员工不纠正他的缺点，你会怎么做呢？哪种惩罚会合适呢？在进行督促讨论之前，首先要找出这个问题的答案，研究具体的情况，考虑各种可以采取的行动后，再决定如何处理，务求你准备采取的行动公正合理。例如你与员工讨论他迟到的问题，他仍然每星期迟到一、两次，你就把他撤职，这处分可能太严厉了；向他发出警告信，在他的档案内留下纪录，会较为恰当。请注意：除非你打算执行警告信所列的惩罚，否则不要发出警告信。

　　由于你要向员工指出他不改善工作表现的后果，因此，这次讨论与改善员工工作表现或工作习惯的讨论有所不同，而且也比较困难。在讨论中，你要向员工指出，如果他仍不改正，你会采取什么行动；这并不是一件容易的事。当你与员工讨论到后果时，他们会觉得心理受到威胁，可能会产生抗拒，甚至开始发怒，还可能认为你正在惩罚或企图开除他们。你需要让员工安心，向他们强调，如果他们有所改善，你是不会采取纪律处分的，因为主动权在员工一方。

　　“我已经指出如果你不改善工作表现，我会采取什么行动。当然，如果你有改善，我就不用考虑这些行动了。”

支持员工

　　你固然希望员工真正明白不改善工作表现时你会采取行动，但是，对他表示有信心，也同样重要。在讨论中，你应该让员工知道你支持他，而且你不希望采取所指出的纪律处分，让他清楚知道问题是可以解决的。

　　当员工知道你认为他们能够解决问题时，他们的心理压力会减少。这可以帮助他们更积极投入解决问题，双方也比较容易订下解决问题的计划。员工会认为：“主管认为我能解决这个问题，那我就认真的试一试吧。”

解决问题

　　在讨论过程中，应该着重研究任何解决问题。你与员工必须合作，针对事实，避免威吓或责骂员工，否则只会令员工不满和产生抗拒。如果上次讨论的解决方法没有效用，试寻找另一个可行的方法。要让员工解释以前的方法不可行的原因，因为你们上次讨论后，情况可能已经改变。请以开明的态度去讨论，你可能会从中得到一些新的资料。