2.1.1 记录档案
在每天的结束时，把已经完成的任务记录在档案中，可以是硬皮封面的笔记本，也许用 电脑记录对现代人来说更方便一些，做一张电子表格或者建立一个数据库，用来存放你的档 案。记录好之后，就从ACTIVITY INVENTORY 活动清单中把该任务划去。
你要跟踪和记录什么，取决于你要观察什么或者你要写一份怎样的工作报告。如果你是 初学者，可以仅仅记录你完成每个任务所用的番茄时间数，这样就简单地显示出你在每项任务上所下的工夫。以下的几项可作为参考：日期、开始时间、任务的类型、任务描述、完成 任务所用的番茄数，还有简要备注，写明获得的成果、进步的空间、遇到的问题等 (见表2.8)。以下展示了一份初学者档案，简单易用。

正如马克，他记录了每项任务开始的时间，但是对番茄工作法来说，开始时间或者是结 束时间并不重要，重要的是完成任务所用的番茄数，因为这正是真正努力的过程所在。这也 是理解番茄工作法的关键，番茄工作法的重点是完成了多少番茄时间，而不是几点到几点完 成了什么事，完全可以在中午开始，在夜里结束，完全取决于个人，这正是时间的连续性的 体现。在档案中记录好番茄数后，回忆前一天工作的开始时间并不难，并且记忆和回忆是很 好的大脑锻炼。开始时间好记，而且没有意义，所以开始时间或结束时间在番茄工作法中是 不需要的。

2.1.1 改进
记录档案的过程可以帮助番茄工作者有效地进行自我审查和评估，有利于使用者对如何 改进工作方针做出正确抉择。例如，你可以问自己，本周内你花了多少番茄时间在工作上， 多少在学习上，研究上又是多少，还有平均每天完成的番茄数等等。你也可以弄清楚每个阶 段的工作是不是都有效，如果去掉其中某个阶段是不是还能得到一样的结果。
以上面马克的实例来说，他用了 10 个番茄时间，去写作、检查、压缩他的文章《如何学习音乐》，看起来他花了太多的时间。马克真的想只用更少的番茄时间去完成它，并得到 同样的结果，这样他就有一个或更多的番茄时间去做别的任务。“写下一篇时，我会试着用 更少的时间而得到同样质量的文章。我该怎么做？舍去哪个阶段呢？哪项任务是真正有用 的？我又要如何知道这样做是更有效的？”正是这一系列的问题使人们进步，至少是尝试着 去提高他们工作或学习的进程。
每天结束时，记录档案和思考如何提高不应超过一个番茄时间。否则，再好的工作法也 会成为累赘。

2.1.1 番茄时间的本质
番茄时间表示一个时间段，它的本质是充当了时间的量度。当它把人和人们做的事情融 入进来后，就成为了人们所花工夫的量度。根据番茄时间数，我们就可以说完成一项任务用 了多少个番茄数，在团队上可以说用了多少个团队番茄数。不同人数的番茄数所代表的工夫 不是一样多的，不能拿它们与他人的番茄数做简单的加减，也不能与他人的番茄数作比较。 个人或团体他们的工作方式、生产效率是不同的，他们之间的联系也是不相同的。不存在任
何意义上的公式能将他们的番茄数进行换算。
注：我们可以用个人或团体的生产费用来衡量他们所花的工夫，这样能帮助我们理解。这样 表示后，我们就可以把它们进行加减或比较了。举例来说，一项任务由两个个人番茄数和三 个双人番茄数完成，他们所花的工夫不能进行直接加减或比较，但是用金钱来衡量番茄时间， 就可以进行运算了，10 欧元一个番茄时间，那么 2 x € 10.00+ 3 x 2 x € 10.00 = € 80.00.
注：《番茄工作法在团队中的应用》(《applying the Pomodoro Technique in Teams》)一书中写明了如何跟踪和记录两人或两人以上的团队的工作档案。

2.1 第二阶段：减少被打断的次数
一个番茄时间，25 分钟，看起来貌似在这样短的时间里，集中注意力并且不被打断是很容易的。但是经验告诉我们，一旦开始了番茄工作法，各种各样的打断是不可避免的，并 且是个很棘手的问题。这就是为什么一个好的工作法就是要把不可预期的打断最小化，而把 工作最大化，在不被打断的情况下，尽可能地增加番茄数。打断分为两种：内部因素和外部 因素。

2.2.1 内部因素——自己打断自己
虽然一个番茄时间只有 25 分钟，但不是每个人都能在这点时间里坚持下去而不被打断， 比如一些我们日常需要的：坐久了要站一会儿，肚子饿或口渴，突然意识到一个紧急的电话要打，或者想上网搜索一些资料（可能与手头工作有关或无关），又或者想检查一下电子邮件等等。结果会弄得我们不清楚什么该做，什么不该做，从而打断了手头的工作，这样我们 会经常要把一整天的计划重新思考一遍，再开始工作，这样就浪费了时间。
人们的这些需要，我们把它叫作精神涣散，导致我们拖延了手头的工作，称为内部因素。 内部因素往往与注意力不集中联系在一起。如果被内部因素打断，我们就浪费了时间，而这 种浪费是源于自身，所以我们会内疚，我为什么不坚持工作而浪费时间呢？内疚又引起了害 怕，害怕自己不能在规定时间内完成任务，久而久之任务真的无法完成，而我们也陷入痛苦 中。
我们要如何避免来自内部因素的打断呢？ 可以参照下面两条规则：
▪ 内部打断往往隐藏得很好，不易察觉，那么就让这些打断变得显而易见。每当你意识到 潜在的打断将要来临时，比如你饿了，想吃东西，请你在工作表中记录番茄数的地方标上一个点号（`），然后做以下的事情：
▪ 如果你认为这项打断是重要的，那么就在 TO DO TODAY 工作计划表中的“计划外的紧急事件”一栏中写下这件事，于是你写上，“我饿了想吃东西”。
▪ 同时在ACTIVITY INVENTORY 活动清单中写下这件事，并标记”U”(Unplanned 计划外)，如果需要的话标上截止日期。“U 中午 12 点前 我饿了想吃东西”。
▪ 下决心，一定要完成当前的番茄时间。标记好点号（`）和记录完之后，马上回来继续你手头的工作，直到铃声响起为止。（规则提示：一旦开始计时，就要到铃声响起为止。）
这样做的目的是接受事实，需要做事情既然出现了就不能忽视它，要好比我饿了，所以 还是要去吃东西的。客观地看待它，可能的话把它安排在计划中，留以解决。

2.2.2 内部因素的实例
以下是处理内部因素的一个实例。马克正在第二个番茄时间里写作他的文章《如何学习 音乐》，他突然发觉他应该打电话给他的好友开罗，了解一下他最喜欢的摇滚乐队开演唱会的时间。马克就问自己：“这件事很急迫吗？我今天必须要做吗？”马克的回答是：“不是的，我可以推迟它，一两小时后，或者明天都是可以的。”马克就在 TO DO TODAY 工作计划表中他正在进行的任务旁边标上了点号（`）（表 2.9），并在 ACTIVITY INVENTORY 活动清单中写下这件事，标上”U”（表 2.10），然后继续手头的工作。

马克问自己：“这个电话明天之内就要打吗？不是的，周末打也可以。”于是马克在小框里写下截止日期（表 2.11）。

如果马克突然又很想在 10 分钟后吃一个匹萨，于是他又在TO DO TODAY 工作计划表中标上一个点号（`），在“计划外的紧急事件”一栏中写下这件事（表 2.12），然后继续手头的工作。