前言
THE FOREWORD
近日，国家税务总局、财政部、中国国家铁路集团有限公司发布公告，自2024年11月1日起，将在全国铁路推广全面数字化的客运电子发票——电子发票（铁路电子客票）。
电子客票的推广落地，意味着数电票全面应用的时代正在加速到来。那么在纸电混合模式下，企业如何既能满足合规要求和财务档案的管理要求，还能提高用户的满意度？
着眼当下，从财务档案的角度看，企业的报账时需求提交的资料包括票据和各类附件，如合同、出入库单、结算单、采购申请、领导批示、会议签到表等各类附件，按照国家档案法和会计档案管理办法规定，财务档案最高需要保存30年。同时，随着电子会计档案系统的发展，企业还面临需要将大量实物档案转成电子化存储的问题。
结合企业实践，目前企业对于电子发票的处理方式主要有三种：
01
第一种，也是目前最常见的方式，员工仍然将电票打印出来，和其他纸质票据及附件一起交给财务。 财务收到完整单据后进行审核，审核通过后进行账务处理的标准化作业，生成纸质凭证。如果企业上了电子会计档案系统，则换需要安排专人对档案进行影像采集，仅为了存档需要。
Tips：
在这个场景下，单多啦可以实现在员工交单时即刻生成单据电子影像，确保实物和影像的一致性，影像自动进入影像系统或者电子会计档案系统中保存，并且还能将审核节点前置，实现智能初审，提高交单效率和员工满意度。
02
第二种方式，是员工仅需提交纸质票据和附件，电子发票仅需要上传版式文件到报账平台，由财务安排专人在财务归档节点将上传的电子票据统一打印，并和单据进行整合归档。相较于第一种方式可以降低业务部门操作难度，提高了用户满意度，但是极大的增加了财务人员的工作量。
Tips：
在这个场景下，单多啦可以作为财务部的数字化劳动力，完全可以实现电子发票的自动打印，按照凭证号顺序自动分拣打印合单，不仅大大降低了财务人员的工作量；同时，既有的实物单据仍然通过单多啦智能收单机器人来交单，满足纸电协同时代的企业合规要求。
03
第三种方式就是个别不太重视合规的企业选择的方式，就是将纸质单据全部通过扫描仪等单体设备进行影像采集后，和电子发票一样只保存电子档案，实物档案随意存放，全部流程结束之后归档至电子档案系统，不打印电子档案归档。这种方式的好处是降低了财务档案的管理成本，但是由于缺少纸质档案（我们称之为冷备份），增加了企业的财务合规风险。万一电子档案系统软硬件有一方出问题，造成会计档案全部或者部分丢失，后果不堪设想。
Tips：
在这个场景下，单多啦仍然可以作为前端的自助影像采集设备，帮助员工实现初审前置及提高影像采集的效率。
此外，企业上差旅平台还可以从源头上减少一部分发票的产生，但是客观上来说，采用大票统一结算相对简单，但是对于后续的财务成本分摊和核算并不方便，随着火车票机票都电子化了，我们认为还是由商旅平台统一开具发票的优势就没有了，反而是直接接收各类全电火车票，机票发票更方便。而且这部分发票仅仅是解决了部分差旅发票的问题，对于企业其他各项业务的票据并没有影响。所以企业上商旅平台更大的价值是解决员工出差便利的问题。
Q>单多啦在纸电协同时代中发挥的什么作用？
对于“纸电并行”阶段来说，为了推进企业数字化转型以满足财税合规需要，企业财务管理模式正在进行颠覆性的改造升级，社会财务数字化进程推广对企业财务共享的无纸化办公场景、电子档案场景提出了更高要求。在这个过程中企业面临着管理难度大，档案存储的困难，时间和资源成本大等困难。
单多啦作为企业数字化转型过程中的助力企业，响应国家的新质生产力发展，提出了“纸电协同时代智能报账解决方案”，是在数电票时代实现“端到端”的从“单据归集”到“财务会计档案”的全流程管理解决方案。
KEEP LOOKING
单多啦的终端收单机可以对纸质票据进行电子化的处理，通过内置高清扫描模组对纸质票据及附件进行影像采集、OCR识别、结构化数据提取和发票初审，再将发票信息直接传输到财务系统，采集完成的发票直接在收单据内部进行储存，后续的财务审核可以直接在线上进行完成，只需要在最终审核完成之后，前往收单机进行一次纸质附件的取出即可。
单多啦的方案中，单据的扫描签收、单据电子化由专业设备完成，确保了电子影像和实物单据的一致性和真实性；流程结束后不需要额外进行纸质附件的核对整理工作，减少了业务报销困难程度，大幅度提高报销效率，减少财务工作量，降低企业时间资源成本。
同时单多啦系统包容性强，可以和多个系统直接直接建立信息传输接口，进行相关数据传输，为各企业提供一个数据互通的连接平台，释放数据价值，解决数据孤岛。终端机在采集过程当中可以对单据信息进行采集初审，完成大量财务基础工作内容。
对于不久后各个已经在数字化转型走在前沿的集团来说，实现了数电票全面应用的模式，单多啦也可以在其中作为高效化的助手，保障性的卫士。
Q>单多啦+票in如何简化数电票时代的企业报销流程？
首先对于发票采集、员工报销来说，单多啦配套产品“票in”小程序可以支持拍照、邮箱、卡包、聊天记录、短信多种导入方式，方便员工随时随地对各类发票进行导入、整理，填报助手协助快速填单，减少员工填报时间，报销更轻松更快捷。
对于各大企业来说，数电票全面应用不代表着无纸化办公，尤其是各实体单位，证明材料、出入库单据等纸质附件近几年甚至更久无法实现全面放弃，如果单独安排人员或者流程进行单独处理，企业会额外有时间及资源成本，而单多啦可以持续为该类材料提供持续的电子化服务，助力企业实现智慧办公。
单多啦对于数电票时代来说，是企业数电改造过程当中一颗坚毅的螺钉，致力于为企业“破解难点痛点”。在数电票全面应用的时代，单多啦在其中作为高效化的助手，保障性的卫士，为企业继续奉献，并保障企业安全。
THE END
文案｜单多啦市场部写作
图片｜单多啦版权所有（部分源于网络）
THE FOREWORD
近日，国家税务总局、财政部、中国国家铁路集团有限公司发布公告，自2024年11月1日起，将在全国铁路推广全面数字化的客运电子发票——电子发票（铁路电子客票）。
电子客票的推广落地，意味着数电票全面应用的时代正在加速到来。那么在纸电混合模式下，企业如何既能满足合规要求和财务档案的管理要求，还能提高用户的满意度？
着眼当下，从财务档案的角度看，企业的报账时需求提交的资料包括票据和各类附件，如合同、出入库单、结算单、采购申请、领导批示、会议签到表等各类附件，按照国家档案法和会计档案管理办法规定，财务档案最高需要保存30年。同时，随着电子会计档案系统的发展，企业还面临需要将大量实物档案转成电子化存储的问题。
结合企业实践，目前企业对于电子发票的处理方式主要有三种：
01
第一种，也是目前最常见的方式，员工仍然将电票打印出来，和其他纸质票据及附件一起交给财务。 财务收到完整单据后进行审核，审核通过后进行账务处理的标准化作业，生成纸质凭证。如果企业上了电子会计档案系统，则换需要安排专人对档案进行影像采集，仅为了存档需要。
Tips：
在这个场景下，单多啦可以实现在员工交单时即刻生成单据电子影像，确保实物和影像的一致性，影像自动进入影像系统或者电子会计档案系统中保存，并且还能将审核节点前置，实现智能初审，提高交单效率和员工满意度。
02
第二种方式，是员工仅需提交纸质票据和附件，电子发票仅需要上传版式文件到报账平台，由财务安排专人在财务归档节点将上传的电子票据统一打印，并和单据进行整合归档。相较于第一种方式可以降低业务部门操作难度，提高了用户满意度，但是极大的增加了财务人员的工作量。
Tips：
在这个场景下，单多啦可以作为财务部的数字化劳动力，完全可以实现电子发票的自动打印，按照凭证号顺序自动分拣打印合单，不仅大大降低了财务人员的工作量；同时，既有的实物单据仍然通过单多啦智能收单机器人来交单，满足纸电协同时代的企业合规要求。
03
第三种方式就是个别不太重视合规的企业选择的方式，就是将纸质单据全部通过扫描仪等单体设备进行影像采集后，和电子发票一样只保存电子档案，实物档案随意存放，全部流程结束之后归档至电子档案系统，不打印电子档案归档。这种方式的好处是降低了财务档案的管理成本，但是由于缺少纸质档案（我们称之为冷备份），增加了企业的财务合规风险。万一电子档案系统软硬件有一方出问题，造成会计档案全部或者部分丢失，后果不堪设想。
Tips：
在这个场景下，单多啦仍然可以作为前端的自助影像采集设备，帮助员工实现初审前置及提高影像采集的效率。
此外，企业上差旅平台还可以从源头上减少一部分发票的产生，但是客观上来说，采用大票统一结算相对简单，但是对于后续的财务成本分摊和核算并不方便，随着火车票机票都电子化了，我们认为还是由商旅平台统一开具发票的优势就没有了，反而是直接接收各类全电火车票，机票发票更方便。而且这部分发票仅仅是解决了部分差旅发票的问题，对于企业其他各项业务的票据并没有影响。所以企业上商旅平台更大的价值是解决员工出差便利的问题。
Q>单多啦在纸电协同时代中发挥的什么作用？
对于“纸电并行”阶段来说，为了推进企业数字化转型以满足财税合规需要，企业财务管理模式正在进行颠覆性的改造升级，社会财务数字化进程推广对企业财务共享的无纸化办公场景、电子档案场景提出了更高要求。在这个过程中企业面临着管理难度大，档案存储的困难，时间和资源成本大等困难。
单多啦作为企业数字化转型过程中的助力企业，响应国家的新质生产力发展，提出了“纸电协同时代智能报账解决方案”，是在数电票时代实现“端到端”的从“单据归集”到“财务会计档案”的全流程管理解决方案。
KEEP LOOKING
单多啦的终端收单机可以对纸质票据进行电子化的处理，通过内置高清扫描模组对纸质票据及附件进行影像采集、OCR识别、结构化数据提取和发票初审，再将发票信息直接传输到财务系统，采集完成的发票直接在收单据内部进行储存，后续的财务审核可以直接在线上进行完成，只需要在最终审核完成之后，前往收单机进行一次纸质附件的取出即可。
单多啦的方案中，单据的扫描签收、单据电子化由专业设备完成，确保了电子影像和实物单据的一致性和真实性；流程结束后不需要额外进行纸质附件的核对整理工作，减少了业务报销困难程度，大幅度提高报销效率，减少财务工作量，降低企业时间资源成本。
同时单多啦系统包容性强，可以和多个系统直接直接建立信息传输接口，进行相关数据传输，为各企业提供一个数据互通的连接平台，释放数据价值，解决数据孤岛。终端机在采集过程当中可以对单据信息进行采集初审，完成大量财务基础工作内容。
对于不久后各个已经在数字化转型走在前沿的集团来说，实现了数电票全面应用的模式，单多啦也可以在其中作为高效化的助手，保障性的卫士。
Q>单多啦+票in如何简化数电票时代的企业报销流程？
首先对于发票采集、员工报销来说，单多啦配套产品“票in”小程序可以支持拍照、邮箱、卡包、聊天记录、短信多种导入方式，方便员工随时随地对各类发票进行导入、整理，填报助手协助快速填单，减少员工填报时间，报销更轻松更快捷。
对于各大企业来说，数电票全面应用不代表着无纸化办公，尤其是各实体单位，证明材料、出入库单据等纸质附件近几年甚至更久无法实现全面放弃，如果单独安排人员或者流程进行单独处理，企业会额外有时间及资源成本，而单多啦可以持续为该类材料提供持续的电子化服务，助力企业实现智慧办公。
单多啦对于数电票时代来说，是企业数电改造过程当中一颗坚毅的螺钉，致力于为企业“破解难点痛点”。在数电票全面应用的时代，单多啦在其中作为高效化的助手，保障性的卫士，为企业继续奉献，并保障企业安全。
THE END
文案｜单多啦市场部写作
图片｜单多啦版权所有（部分源于网络）
