5、讨论问题
讨论问题时,发表自己的观点或是评价别人的方案都要客观,对事不对人,不要涉及别人的人品和能力之类,以免伤人。说话时语气要尽量平和,不要带太强烈的感情色彩,避免声色俱厉,更不允许以指责他人的口气谈话。诸如“你这人怎么回事”、“你怎么脑袋一点都不开窍”、“简直是一派胡言‘、”胡说八道“……等等之类的语言都不能说的。
在讨论中存在不同意见是正常的现象。除了要敢于发表自己不同的观点之外,员工还应充分尊重他人发言的权利,给予他人发表意见和看法的机会,注意倾听对方的发言,以耐心鼓励的态度让对方把话说完。有不清楚的地方或因其它原因必须插话时,应先征得对方的同意,您可以这样说:“对不起,我想问一下……、“对不对,我认为……”等等。
当讨论的是上级提出的方案时,下级如有不同的看法,或是有什么困难或问题,都可以向上级礼貌地提出,同时提出自己的意见和建议,最后还别忘了说一句:“仅供参考”,以表示对上级的尊重。切莫一味谈论上级的方案如何错误、如何水平不高、如何有问题等等。最好以为上级提供备选方案的口气提出自己的意见。当上级作出决定之后,下级应无条件地执行,不需要过多的解释和评论,更不允许说:“不”。
当讨论的是下级提出的方案时,上级对下级应抱着严格要求的态度;同时,又要注意下级的自信心和积极性,避免提及下级的人品、能力、智力之类。对方案中合理正确之处应予以肯定,对其中需要修改完善之处应明确指出,提出的要求应尽量明确、具体,避免含糊,以利于下级正确地理解体会。
当讨论的是同级同事或其它部门提出的方案时,员工应特别注意,不同的人由于出发点不同、看问题的角度不同,对同一问题可能会得出不同的结论,这是正常现象。员工可根据本部门、本岗位的实际情况,提出自己的观点。即使其他员工或部门提出的方案与本人的方案出入较大,也应正确认识,讨论时要心平气和,不要带太强烈的感情色彩,只对事,不对人。不要过多地谈别人观点的不是,强调自己如何的正确,显出自己超人一等,似乎‘我就是真理的化身“,其实,这是修养不高的表现。最好以一种低姿及谦逊的态度提出自己的看法和根据,切忌将矛头对准别人的弱点,得理不饶人,只图自己痛快,这时不道德的表现。如不能统一认识,上级部门协调统一,不宜将自己的观点强加于人。
当讨论的是老专家提出的方案时,应以相宜的礼节的表示对老专家的敬重,有什么观点和看法可以礼貌地提出,尽量避免激烈的争吵。
6、工作接触
当上级对下级的文件发表不同意见时,下级应按照上级的要求进行修改,如有不明确之处或有不同意见,也可向上级礼貌地提出,但不要过多坚持自己的观点,而应让上级去作决定;上级在发表意见时,语言应尽量明确、肯定、避免模糊之词,以利于下级正确理解,同进要鼓励下级发表不同意见,不做孤家寡人,不刚愎自用。
对上级的指示、计划或工作安排,下级如有不同意见,可以选择适当的时机,礼貌地提出,但除非得到上级的许可,否则上级的指令仍须执行,不允许因自认为有问题就拖着不办或有意违命。上级在做出工作安排时也应计划周全,充分预计可能出现的问题,给下级发出的指令应明确、肯定。
职能管理部门和后勤服务部门的人员在回答其他员工的问题时,要有礼貌,心平气和而又耐心地给予解释,不要简单地说:“不行”、“没有”等,这不利于相互间的沟通。其他部门员工也不要达不到要求就来气,要弄清情况,有意见可以礼貌的提出或反映,避免激烈冲突。员工在工作中相互接触时,要多用:“对不起……”、“请问……”、“打扰一下……”、“能否请您帮忙……”、“是否可以……”、“谢谢”等等。
7、接打电话
打电话之前最好收集并整理好必要的资料,预先把要讲的事情列一个清单,打电话时有条有理地讲完。接打电话时,为避免错打而浪费时间,最好先自报家门,您可以这样说:“您好,我是球冠染整的×××,我找×先生接电话”,或“您好,这时球冠染整经营计划科,请问您找哪一位”。为对方接转电话时,您可以说:“请稍候,我为您转过去”。如果对方要找的人正在接电话,您估计时间不长,可以说:“对不起,他(她)正在听(或接)电话,您可以稍等一会儿吗”;如果您估计时间比较长,可以说:“对不起,他(她)正在听(或接)电话,”这意味着有比你更重要的人,这是不可接受的,更不可强行挂断电话。如果对方要找的人不在,您可以说:“对不起,他(她)现在不在,有什么事我可以替您转达吗”,或“对不起,她(他现在不在,您需要留言吗”等。切不可强行挂断电话,那是很不礼貌的。