作者：Lachel

吞噬你时间的，往往并不是庞大而复杂的事物，而是这些分散在每一天里面的、平淡无奇的日常。

在这个时代，「忙」，似乎成了一个全民的关键词。
我经常收到许多来自读者的求助：
·总感觉自己的生活一团糟，想要改变，但该从何入手呢？
·每天醒过来，想到又要面对做不完的事情，就一点斗志都没有了。怎么办？
·想做的事情堆积如山，但一直找不到机会去行动，感觉在荒废生命……
之前也写过一些关于时间管理和效率的文章，不过，基本都停留在方法层面。它们有用，但始终不够深入，未必适合每一个人，也不一定能复制。
所以，我今天想用这篇文章，把时间管理和效率的底层原理讲清楚。
也因为如此，我不会讲市面上常见的方法论，比如番茄钟、重要/紧急四象限、 GTD ……这些都很好，但它们太有名了，没必要讲。
希望这篇文章，能帮你打通「如何管理时间」的思路，帮助你结合自己的需求和实际情况，管理好自己的生活。

更可怕的是：当我们终于把它们消灭掉了、腾出了时间，我们往往又会觉得「好累啊，让自己休息一下吧」。于是，我们用娱乐来填补本该是「我要做」的时间，把它们挥霍掉。
这导致什么呢？我们每天都在做着「必须做」的事情，都在为了维持生存而奔波，而仅剩的一点时间，却又轻易地它溜走。日复一日，一天就这样过去了，一生也就这样过去了。
这就是一个不为人知的真相：吞噬你时间的，往往并不是庞大而复杂的事物，而是这些分散在每一天里面的、平淡无奇的日常。
所以，我要跟你分享第一个大原则就是：想办法压缩一切「必须做」，尽力腾出时间，去做「我要做」。

不妨试一试，把自己每天、每周，所有的「必须做」列出来，再逐条去问自己：
1）这件事情一定要做吗？不做后果会怎么样？我能不能尽量拖延或干脆放弃？
比如：领导随手丢给你一个活，这个活一定要做吗？其实不妨判断一下，如果没有明确的截止时间，领导似乎也不是很上心，那不妨先放着，等有空再说。
2）我能否把它外包、移交出去？或者压缩流程，利用工具，来减少它的时间？
如果你需要每天做饭，那能否尽可能压缩流程？比如，一次性买齐三天或一周的菜；购买已经加工好、备好的材料包；用更简单、更流程化的烹饪方式……等等。
3）如果上面都不行，我能否将它们「化零为整」，集中起来安排一个时间去处理，避免打乱自己的节奏和状态？

举个例子，我常用的方式，是建立一个清单，叫做「Dessert」。然后，把所有「不得不做」的琐事，全部丢进里面。每一天，等手头的事情告一段落，或是需要休息一下时，就打开这张清单，一件一件去做。
一方面，这可以帮助我切换思绪，恢复精力；另一方面，又可以避免这些琐事占用我正常的时间，影响我的状态和节奏。
只有直面这些「时间黑洞」，我们才能获得自由。

2. 目标感和意义感
在第一点中，可能有些朋友会说：
你说得很对，可是我就喜欢做饭呀，做饭对我来说是一种享受，我干嘛要「压缩」它的时间呢？
很简单，这时，做饭对你来说，就不是「必须做」了，而是一种享受生活乐趣的「我要做」。这当然是没有任何问题的。
不过，仅仅停留在这一步，或许还不够。我会建议你：带着「目标感」去生活。
举个例子：每一期智识营，我都会花许多时间跟学员互动，答疑，沟通，整理信息。这个过程无聊吗？一点都不，我觉得很有意思。但仅仅止步于此是不够的。我会去想：这一期比起上一期，还有哪些地方可以优化？我还可以做些什么，让整体的效果和体验更好，更接近我心目中的「完美」？

这就是「目标感」：不仅仅满足于手头的事情，更要去思考，从长远来看，它的意义是什么？它可以如何帮助我达到更高层次的目标？
这里要提一个概念：OKR 目标思维。
传统的KPI，是自上而下的：上级给你指定一个要求，你想方设法去完成它，只看结果，不问其他。
但 OKR 的思维，更多是一种自下而上的平衡和和谐：大家坐在一起，通过沟通，一起得出一个共识：我们的目标是什么？（ Objectives ）。然后，每个人再分头去思考：围绕这个目标，我可以做些什么，来更好地满足它、达成它（ Key Results ）？

尽管 OKR 主要用在职场里，但在生活中，我们也可以从中得到两个启发。
第一个启发，是跳脱你的「圈层规训」，更多地从你的自主性出发，去思考：「我想要什么？」而不是「我应该怎么样」。
什么意思呢？举个例子：每个人在生活中都会有许多角色，公司里的部门主管，伴侣面前的另一半，子女眼中的父母，等等。但这些角色往往都是别人贴在我们身上的标签，它们承载的，是别人对我们的理解和期望，也是这个身份所必须尽到的义务和职责。
你有没有想过，除去了这些身份和标签之外，你想做的事，想过的生活，是什么样的？
很多人总是在说「以后」「等有机会了」「将来」……不要再无限期推迟了，不要为了满足别人的期望而活着。不妨问一问自己：那些我真正想做的，能够给予我激情和满足感的，能让我感到存在的意义的，究竟是什么？
这些才是你的「目标」。

第二个启示，是把目标分解到生活中，让通往目标的路径，成为你的「我要做」。
如果你想开一间店，那么，你可以试着去筹备一笔款项，去学习相关的知识，去认识和接触行业里的人，去寻求潜在的合作伙伴和团队伙伴，去做一些微小的常识和探索……这些都可以安排起来，作为你年度、季度、月度的「关键结果」。
关键在于：当你在做一件事情的时候，你是单单为了它本身而做，还是为了一个更高层次的意义而做？
这就是「目标感」。带着目标感去做一些短期未必有用，但长远来看，跟你的「目标」保持一致的事情，才是保证你不断前进、成长 —— 而不是每天周而复始地重复 —— 的关键。
当然，也可能有朋友会问：可是我为什么一定要追求成长呢？我难道就不能安于现状吗？当然也是可以的。不过，这样的读者应该也不会喜欢看我的文章吧。

3. 过滤箱
过滤箱是时间管理的一个核心技巧。可以说，掌握了过滤箱，你就已经有能力，自己构建出一套适合自己的管理体系了。
什么是过滤箱呢？想一想：我们写在待办清单里面的事项，可能有好几十件。这里面，可能有长期的，短期的，重要的，次要的，需要用电脑完成的，需要手机的，可能还有购物清单、学习清单、待看的影视剧清单……
这么多的事情，我该如何快速选出「我此时此刻要做的事情」呢？
这就是过滤箱的作用。它的本质其实就是「场景」：在不同的场景，我可能有不同的事情要做，那么，无需我手动去找，我就可以通过事先定义好的规则，把适用于该场景的任务全部呈现出来。
最简单的过滤箱，就是标签。举个我自己的例子：我的任务清单里面，会对不同的任务打上标签，比如：购物，学习，娱乐，外出，思考……

这样，当我出门购物时，打开「购物」标签，就能直观看到有哪些东西是要买的；
当我忙完手头的事情、想休息一下时，打开「娱乐」标签，就能选一部片子开始看；
当我在外面，暂时没有事情可以做时，打开「思考」标签，就能看到有哪些问题需要进一步考虑，就可以把这些碎片时间利用起来……
这两年我去深圳去得多，所以甚至还放了一个「深圳」标签。平时看到一些有趣的小店就顺手放进去，当我到深圳出完差，就可以按图索骥去逛一逛、看一看。
再举个例子：如果你的团队里有三个人，暂且称为小白、小王和小火锅，那么，不妨在记录任务时，顺手打上他们的名字作为标签。这样，打开「小火锅」标签，就可以快速看到，他完成了哪些事情，目前还有哪些任务需要跟进。

这些是最简单的做法。很多时候，情况可能会更复杂一些。比如：我现在状态非常好，想把这一周里优先级最高的那件事情赶紧拿出来完成，怎么做呢？我就可以设立一个过滤箱，令其满足：时间=本周 且 优先级=最高 且 标签=无。
再比如，明天周五了，我想把团队里已经过了截止日期、但还没搞定的任务汇总一下，敲打敲打他们，怎么建立过滤箱呢？就可以是：时间=已过期 且 标签=小白 or 小王 or 小火锅。
再比如：我想总结一下，上个月都干了哪些比较重要的事情，那么就可以是：时间=上个月 且 标签=无 且 优先级不等于无（这样就可以把设置了优先级的都筛选出来）。
诸如此类。
在绝大多数任务管理软件中，每一个任务，一般都有 4 种属性：清单（有些叫项目），标签，时间，优先级，每个属性又可以有不同的取值。因此，巧妙地组合它们，就可以构建出几十上百种不同的条件，来满足你的需求。
基本上，只要是需要反复使用的场景，都可以为它建立一个过滤箱，成为一个固定的视图。
几乎所有的任务管理软件都有这个功能（不同的工具，可能会写作「智能清单」「筛选」「透视」，功能是一样的），当然，大多数需要付费。
如果你每天要做的事情很少，或许用不上；但如果事情很多，又不希望在繁复的条目里面来回翻找，那这个功能是非常必要的。